Czy wirtualne biuro jest legalne ?

W związku z licznymi wzmiankami o wirtualnych biurach na takich stronach jak na przykład "Bezprawnik" oraz dyskusjami na forach internetowych chcemy jednoznacznie udzielić odpowiedzi na tak postawione pytanie.
Odpowiedzi udziela Pan Adwokat Łukasz Cymerman, absolwent Wydziału Prawa Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, członek Izby Adwokackiej w Warszawie od 2005 roku, posiadający kancelarię adwokacką w centrum Warszawy, obok Sądu Okręgowego pod adresem Al. Solidarności 119/125 lok. 67.
Odpowiedź Pana Adwokata Łukasza Cymermana udzielona została w dniu 16 września 2020 roku.

Definicja wirtualnego biura

Wirtualne biura są rozwiązaniem od lat funkcjonującym na rynku. Są popularnym rozwiązaniem dla firm rozpoczynających swoją działalność, przede wszystkim ze względu na niskie koszty. Poza tym, wirtualne biuro jest wygodnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy ze względu na charakter wykonywanej działalności nie muszą być obecni w biurze na co dzień. Oferty wirtualnych biur dotyczą między innymi umożliwienia zarejestrowania adresu działalności gospodarczej lub spółki. W ramach usług oferowany jest najczęściej również odbiór korespondencji wraz z powiadomieniem i/lub przesłanie odebranej korespondencji do klienta w formie elektronicznej.

Które wirtualne biura są bezpieczne ?

Aby wirtualne biuro było bezpieczne i gwarantowało pewność zarejestrowanej w nim działalności, powinno spełniać podstawowe wymogi przewidziane prawem. Jak wiadomo rejestracja działalności gospodarczej lub spółki pod danym adresem jest możliwa tylko, gdy przedsiębiorca posiada tytuł prawny do lokalu. Aby go uzyskać potrzebna jest zgoda właściciela. Niezbędne jest zatem upewnienie się, że osoba (firma) prowadząca wirtualne biuro jest uprawniona do podnajmu lokalu innym podmiotom. Jeśli prowadzący wirtualne biuro sam jest najemcą powierzchni biurowej, w jego umowie z właścicielem powinien znajdować się wyraźny zapis zezwalający na taki rodzaj działalności. Z najbardziej pewnym rozwiązaniem będziemy mieli do czynienia, gdy prowadzący wirtualne biuro będzie jednocześnie właścicielem lokalu. W tym przypadku mamy całkowitą pewność co do tytułu prawnego do zarejestrowania swojej działalności lub spółki pod danym adresem.
W tym temacie wypowiadał się także radca prawny Jakub Bonowicz :
opinia radcy prawnego o wirtualnych biurach VSL-System
Przypomnijmy, że VSL-System jest bezpośrednim właścicielem lokali ul. Złota 7 lokal 28 Warszawa Śródmieście, Al. Jerozolimskie 85 lok. 21 ( przy Varso Tower ) oraz ul. Mazowiecka 11 lok. 49 w Warszawie, w których prowadzi wirtualne biura.
Należy też podkreślić, że VSL-System, jako właściciel lokali może prowadzić wirtualne biura bezterminowo, na przykład następne 30 lat a najemca jakiegoś lokalu spotka się kiedyś z końcem swojej umowy najmu i zaprzestanie prowadzenia wirtualnego biura.

Legalność wirtualnego biura

Ochrona danych osobowych

Aby działać legalnie, wirtualne biuro musi przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych. Klient powinien otrzymać wszystkie informacje dotyczące przetwarzania powierzonych przez niego danych zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 (RODO), w tym m.in. dane administratora, oraz informacje o celu i sposobie przetwarzania danych. Wirtualne biuro musi również zadbać o zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotami świadczącymi usługi na jego rzecz.

Procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy

Zwrócić należy uwagę, że wirtualne biura są również zobowiązane do wdrożenia wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy. Ten obowiązek został nałożony na te podmioty przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2018 poz. 723). Procedura ta ma na celu należyte rozpoznanie i dokumentowanie ryzyk związanych z praniem brudnych pieniędzy i finansowaniem terroryzmu.

Postępowania karne

Należy mieć też świadomość, że wirtualne biuro, tak jak wszystkie inne podmioty gospodarcze i osoby fizyczne podlega przepisom regulującym postępowania karne. W związku z powyższym w razie takiej konieczności będzie musiało udostępnić swoje pomieszczenia w celu przeszukania lub np. wydać określone dokumenty na żądanie organów prowadzących postępowanie. Właściciel lub pracownik wirtualnego biura może być również przesłuchiwany jako świadek. Będzie miał w takim przypadku obowiązek stawienia się przed organami postępowania celem złożenia zeznań. Z takimi sytuacjami będziemy mieli do czynienia jedynie w razie uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa przez klienta wirtualnego biura.

Rejestracja VAT

Istotnym zagadnieniem, które w ostatnich latach było przedmiotem kilku ważnych orzeczeń Sądów Administracyjnych jest kwestia dopuszczalności rejestracji jako czynnego płatnika VAT podmiotu (działalności gospodarczej lub spółki), którego siedziba mieści się w wirtualnym biurze. Zagadnienie dotyczy ustalenia czy pod wskazanym w formularzu rejestracyjnym VAT adresem siedziby, faktycznie wykonywana jest działalność gospodarcza. W niektórych orzeczeniach wskazuje się bowiem, że podstawą odmowy zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT, może być fakt, że wskazany przez niego adres siedziby jest jedynie adresem do korespondencji i do celów rejestracji, wobec czego nie można go utożsamiać z adresem siedziby. Podstawą odmowy było zatem stwierdzenie, że pod wskazanym adresem nie funkcjonuje żaden organ zarządzający oraz nie są prowadzone jakiekolwiek sprawy podatnika. Na gruncie przytoczonej wyżej opinii należy wskazać, że biura wirtualne niejednokrotnie zapewniają swoim klientom pełne zaplecze techniczne i organizacyjne, w tym również pomieszczenia i sale, w których obywać się mogą np. posiedzenia zarządu spółki czy spotkania z klientami. Biuro wirtualne spełnia zatem wymogi siedziby spółki lub adresu prowadzonej działalności gospodarczej, pod warunkiem, że właśnie wspomnianym zapleczem dysponuje. Fakt dostępności na życzenie klienta np. sali konferencyjnej sprawia, że ma on faktyczną możliwość prowadzenia działalności.
Przypomnijmy, iż VSL-System zawsze w lokalu wirtualnego biura posiada kilka sal do spotkań :
galeria sal do spotkań

Tak, wirtualne biura są legalne

Podsumowując należy zaznaczyć, że wirtualne biuro to działalność w pełni legalna. Ważne jest jednak aby właściciel przestrzegał opisanych w niniejszym artykule obowiązków. Przed zawarciem umowy warto zapoznać się z jej treścią. Szczególną uwagę należy zwrócić na fakt czy prowadzący wirtualne biuro jest właścicielem nieruchomości a jeśli nie (np. jest najemcą) to czy posiada zgodę właściciela na prowadzenie takiej działalności.

Autor : Adwokat Łukasz Cymerman
Członek Izby Adwokackiej w Warszawie.
Kancelaria Adwokacka Al. Solidarności 119/125 lok. 67 w Warszawie.