Wirtualne biuro - artykuły precyzujące to pojęcie

Wirtualne biuro jako pojęcie funkcjonuje od początku naszej działalności, czyli od 2010 roku.
Zawsze zgłaszały się do nas osoby, które pojęcie to znały, ale zauważyliśmy, że różnie je interpretują.
Dla jednych był to wynajem samego adresu, inni oczekiwali pod tym adresem dużej powierzchni, na której mogliby pracować od czasu do czasu realnie a jeszcze inni oczekiwali wynajmu adresu z możliwością spotkań w odrębnej sali.
Przez lata zagadnienie to różnie odbierane było przez urzędy skarbowe.
Za kadencji Ministra Rostowskiego interpretowano je jako biuro na godziny a obecnie zagadnienie to łączy się z małym rodzimym biznesem, innowacjami, miejscem gdzie mają możliwość rozwijać się startupy.

Kilka artykułów czym są biura wirtualne

Przypomnijmy, iż wirtualne biuro składa się z pewnych koniecznych współcześnie elementów.
Jest to na pewno warszawski adres, czyli wirtualny adres na siedzibę firmy. Pod tym adresem musi mieścić się wirtualny sekretariat, który odbierze listy od listonosza i kurierów, ale też sprawi, że lokal biura wirtualnego będzie po prostu otwarty.
Trzecim, jak się okazuje współcześnie niezbędnym elementem są sale do spotkań. Tak w skrócie wygląda typowe, współczesne wirtualne biuro w Polsce, w Warszawie.
Biura wirtualne są obecnie dostępne w każdym rejonie Polski, ale my uważamy, że nawet jak ktoś mieszka daleko od stolicy to warto siedzibę firmy mieć w centrum Warszawy(Śródmieście). Również ten temat zostanie przez nas rozwinięty.

Poniżej prezentujemy kilka artykułów precyzujących to zagadnienie :

"Realne rozwiązanie problemu lokalizacji siedziby firmy stanowi wirtualne biuro.
To rzeczywiste miejsce, którego adres można podawać np. na wizytówce ..."
- więcej w artykule czym jest wirtualne biuro.

"Przedsiębiorstwa zlokalizowane w Warszawie odpowiadają za kilkanaście procent krajowego PKB,
kilkaset firm zatrudnia w stolicy prawie milion pracowników ..."
- więcej w artykule zalety wirtualnego biura w Warszawie.

"Posiadanie wirtualnego biura niesie ze sobą wiele korzyści – zaliczyć można do nich między innymi profesjonalną obsługę sekretarską, odbiór telefonów, faksów i firmowej korespondencji oraz możliwość korzystania z sal konferencyjnych ..."
- więcej w artykule wirtualny adres jako dobra reklama firmy.

"Choć w istocie korzystanie z usług wirtualnego biura polega na wynajmowaniu powierzchni biurowej, w praktyce wygląda to tak, że osoba, która poszukuje adresu do rejestracji własnej firmy, nie musi nawet w wynajmowanym pomieszczeniu przebywać ..."
- więcej w artykule dlaczego wirtualne biuro jest wirtualne.

Jaki jest najlepszy adres na siedzibę firmy ?

Tak jak wspominaliśmy wyżej, uważamy, iż najlepszym adresem na siedzibę firmy, spółki, działalności gospodarczej, fundacji czy stowarzyszenia jest warszawski adres wirtualny z dzielnicy Warszawa Śródmieście.
W szczególności polecamy adresy z centrum Warszawy położone tuż przy Pałacu Kultury i Nauki np. ulica Złota.
Dodatkowo adres powinien być krótki, bez komplikacji np. ul. Złota 7 lokal 28 a nie ul. Powstańców Powstania Styczniowego 125/128 lok. 344.
Dobrze, jeśli adres wnosi pozytywny przekaz np. ul. Złota, Srebrna, Platynowa a nie negatywny i by każdy był w stanie rozpoznać, że adres jest z Warszawy np. ul. Złota jest znana ze Złotych Tarasów oraz wysokiego budynku Złota 44, tymczasem ulica Warszawska może być w dowolnie innym mieście i nikt nie kojarzy jej z centrum Warszawy.
Dotyczy to zarówno podmiotów nowych i wtedy będzie to po prostu adres do rejestracji firmy, jak i podmiotów istniejących. W dodatku, aby było trudniej i bardziej ciekawie nie chodzi nam o podział administracyjny Warszawy na dzielnice, tylko chodzi o zasięgi urzędów skarbowych.
Okazuje się bowiem, by aby być obsługiwanym przez Pierwszy lub Trzeci Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście to adres nieruchomości może wystawać np. 100 metrów poza dzielnicę Śródmieście. Tak jest z adresem al. Jerozolimskie 85. Wystaje on dosłownie 100 metrów od dzielnicy Śródmieście w stronę dzielnicy Ochota, ale cała część al. Jerozolimskich przylegająca do Trzeciego Urzędu Warszawa Śródmieście jest przez niego obsługiwana.
Oba urzędy skarbowe Warszawa Śródmieście znajdują się na ul. Lindleya, która jest 100 metrów od kamienicy Aleje Jerozolimskie 85, więc takie rozlokowanie zasięgu urzędu skarbowego z ul. Lindleya jest bardzo logiczne.
Ulica Mazowiecka jest już zarówno położona w dzielnicy Śródmieście Północne, jak i podlega pod urząd skarbowy dedykowany dla Śródmieścia Północnego, czyli jest to ten sam urząd skarbowy, który jest właściwy dla adresów al. Solidarności czy ul. Złota. Adres dla firmy na ul. Mazowieckiej 11 jest więc zarówno w dzielnicy Śródmieście, jak i podlega pod urząd skarbowy ze Śródmieścia. Tyle piszemy o dzielnicy Śródmieście, więc należy zadać pytanie jaki jest najlepszy wirtualny adres ?
Zdecydowanie uważamy, że właśnie taki podlegający pod urzędy skarbowe Śródmieście. Oczywiście trzeba rozróżnić dwie kwestie. Trochę czym innym będzie wirtualna siedziba jako adres do CEiDG a trochę czym innym jako wirtualny adres do KRS. Jak wiadomo w KRS są rejestrowane spółki, stowarzyszenia czy fundacje. Są to odrębne osoby prawne i nie mają nic wspólnego z miejscem zamieszkania osób fizycznych. Uważamy, że nawet jak wspólnicy spółki są z odległych miejsc Polski np. ze Szczecina czy z Legnicy lub Białorusi czy z Ukrainy to spokojnie mogą zakładać spółkę z warszawskim adresem na siedzibę do KRS. Będzie to w 100% legalne, jeśli zgromadzenia wspólników czy zgromadzenia zarządu będą odbywać się u nas w salach do spotkań i osoby te za pomocą na przykład faktur za benzynę, hotel czy biletów PKP/LOT będą w stanie wykazać, że byli w Warszawie lub bywają regularnie. Nie ma żadnego obowiązku, że jak dwóch wspólników spółki jest z Legnicy to spółka ma też być w Legnicy, ale należy uwzględnić to co wyjaśniamy wyżej.
Spółka w Warszawie to prestiż a adres warszawski jest bardzo rozpoznawalny. Warszawska siedziba jest lepsza niż siedziba w Legnicy, Płocku czy Nowym Targu. W Warszawie swoją siedzibę mają firmy z całego świata, urzędy skarbowe ze Śródmieścia Warszawy mają co robić i przynajmniej Twoja spółka nie stanie się największym podatnikiem regionu jak to się może stać np. w Dąbrowie Górniczej. Z siedziby spółki zajmującej się branżą erotyczną w latach 2000-2005 podobno urzędnik ZUS w ogóle nie wychodził, bo spółka była największym płatnikiem ZUS w Dąbrowie Górniczej. Prowadząc wirtualne biuro w latach 2010-2012 zdarzali się także przyjeżdżający do nas klienci twierdzący, że "po wjeździe do Warszawy zaczyna się sprawiedliwość".
Pamiętaj, że warszawski, wirtualny adres to nie tylko podległość pod warszawskie urzędy skarbowe , ale także właściwość sądu w Warszawie o czym na naszej stronie pisał już radca prawny Jakub Bonowicz. Warszawa ma świetnie wykształconych ludzi, prawdziwych profesjonalistów i dzięki temu zarówno sprawa w urzędzie skarbowym jak i w sądzie warszawskim może być rozpatrzona bardziej profesjonalnie i przejrzyście a w małych miejscowościach mogą tworzyć się układy lokalne oraz sitwy, natomiast w najmniejszych miejscowościach Twój sąsiad może pracować w urzędzie skarbowym i będzie znał zarobki Twojej spółki, co nie jest wskazane. Jeśli zaś chodzi o adres na siedzibę działalności gospodarczej do CEiDG to taki adres bardziej polecamy już lokalnie osobom pracującym na działalność gospodarczą, które nie chcą mieć siedziby we własnym mieszkaniu lub nie jest im całkowicie potrzebne tanie biuro.
Zdecydowanie godny polecenia jest adres wirtualnego biura ul. Złota 7 lokal 28 Warszawa. Jest to adres krótki, pozytywny biznesowo, gdyż biznes prowadzi się, by posiadać złoto i pieniądze oraz adres rozpoznawalny, ponieważ każdy kto był na Dworcu Centralnym był także w centrum handlowym Złote Tarasy przy ulicy Złotej. Wirtualny adres prowadzony przez firmę VSL-System, która prowadzi ponad 10 lat wirtualne biura to także gwarancja dobrej lokalizacji w pobliżu rozległego parkingu przy Pałacu Kultury.

Jak działa wirtualny sekretariat ?

Wirtualny sekretariat jest jednym z kluczowych elementów, które posiada biuro wirtualne. Ma on dwie zasadnicze funkcje – odbiera listy i paczki oraz wpuszcza urzędnika do lokalu.
Urzędnikiem może być urzędnik z urzędu skarbowego, ale niekoniecznie. Niestety w Polsce mamy całą masę urzędników kontrolujących przedsiębiorców.
Ponieważ wirtualne biuro współpracuje z urzędnikami to czasami urzędnicy opowiadają nam o swoich problemach :
1 - "nikt nie otwierał drzwi to napisałem zgłoszenie do prokuratury, bo mam na nich donos" - tak opowiedział nam kiedyś urzędnik Inspekcji Pracy, oczywiście opowieść nie dotyczyła naszego adresu, pod który został bezproblemowo wpuszczony;
2 - "otworzyła mi jakaś kobieta w szlafroku a tam przecież miała być siedziba spółki, więc sprawę skierowałem do prokuratury" - tutaj urzędnik US opowiadał nam o innym biurze wirtualnym, którego właścicielka wymyśliła sobie, że będzie w nim mieszkać, dlatego wielokrotnie podkreślamy na naszej stronie, żeby korzystać z biur wirtualnych długo istniejących a nie takich, które dopiero zaczynają swoją działalność.
Urzędnicy również przychodzą do wirtualnego biura zostawiać korespondencję dla niektórych firm, więc muszą być bezproblemowo wpuszczani do lokalu. Wobec tego fakt, że wirtualny sekretariat wpuszcza urzędników do lokalu jest ewidentnie nie do przecenienia.
Wirtualny sekretariat to także odbiór wszelkiego typu listów, paczek od różnych kurierów. Działa to tak, że dwie osoby ubrane w strój business casual a nie w szlafrok przebywają w wirtualnym biurze w godzinach typu business hours i mają do dyspozycji dwa laptopy oraz urządzenie wielofunkcyjne typu fax-skaner-kopiarka. Od razu po podjęciu jakiegoś listu czy pisma wirtualny sekretariat wysyła email czy SMS z informacją co to za list i skąd przyszedł a do części klientów posyłany jest także skan. Stąd bierze się właśnie nazwa wirtualne biuro, bo odbierając takie skany listów w PDF nie trzeba do tego biura chodzić.

Czym kierować się przy wyborze wirtualnego biura ?

Trzeba się kierować tym, czy wirtualne biuro jest mniej czy bardziej wirtualne.
Jeśli się bowiem okaże, że biuro wirtualne polega tylko na tym, że jest wynajmowany adres biura jako adres do KRS czy na siedzibę działalności gospodarczej to możemy mieć problemy w przyszłości.
Wybierając wirtualne biuro niestety pomimo COVID wypadałoby się przejść i zobaczyć z czego się składa.
Trzeba koniecznie wybrać takie biuro, które posiada sale do spotkań.
Więcej w tym temacie na stronie – sale do spotkań.
Zalecamy lekturę tego linku wyżej – sprawa jest bardzo ważna.

Jakie są typy biur wirtualnych ?

Wirtualne biura zasadniczo dzielą się na dwa typy. Pierwszy typ to prosta usługa wynajmowania adresu do KRS lub CEiDG. Czasami nazywa się to również podnajmem adresu albo określamy to poprzez użyczenie adresu na siedzibę firmy.
Drugi typ to prawdziwy kombajn. Wówczas wirtualne biuro to już nie tylko wirtualny adres do rejestracji firmy, ale też wirtualny sekretariat i sale spotkań. Zdecydowanie polecamy korzystać z typu drugiego. Zakładając firmę czy spółkę na pewno interesuje Cię tanie wirtualne biuro lub nawet najtańsze. Jest to słuszne podejście, gdyż będzie to koszt stały. Pamiętaj jednak, żeby nie przesadzić. Czasami rzeczy najtańsze okazują się słabe jakościowo i trzeba je za chwilę wymienić. Tak właśnie może być z biurem wirtualnym pierwszego typu. Jeśli będzie to mały pokoik w biurowcu, w którym będzie ktoś przebywał i odbierał listy dla klientów wirtualnego biura i pod adresem tego pokoiku nic więcej już nie będzie się znajdowało to taki pokoik może łatwo stać się łupem urzędu skarbowego. Urząd skarbowy stwierdzi, że zarząd spółki, którą zarejestrowałeś na adresie tego pokoiku nie będzie miał możliwości, by w obiekcie tym się zebrać i podjąć kluczowych dla spółki decyzji. Może to oznaczać konieczność zmiany adresu w KRS ( i odpowiednio CEiDG ) na wirtualne biuro typu drugiego, które pod swoim adresem będzie miało nie tylko wirtualny sekretariat, ale wspomniane wcześniej sale do spotkań. W salach do spotkań będzie mógł się zebrać zarząd spółki i nie będzie można zarzucić Twojej spółce, że wynajęte biuro wirtualne to tylko adres do korespondencji.
Wirtualne biuro zawierające sale spotkań ( typ 2 ) to siedziba spółki, gdyż w miejscu tym jest w stanie funkcjonować zarząd i zapadają istotne decyzje dotyczące zarządzania spółką. Wirtualne biuro bez sal spotkań ( typ 1 ) uznawane jest przez większość organów, w tym sądy, jako po prostu wynajem adresu do korespondencji.

Komu się opłaca wirtualne biuro ?

Wirtualne biuro opłaca się każdej firmie, która nie musi zatrudniać pracowników stacjonarnych. Ze względu na COVID coraz więcej jest firm, gdzie pracownicy pracują zdalnie. Oczywiście część firm pozostawi sobie biuro w biurowcu z samym sekretariatem jako siedzibę i dokona jedynie redukcji powierzchni biurowych, ale znajdą się też firmy, które stwierdzą, że sekretariat własny można zamienić na outsourcing sekretariatu i przejdą na wirtualne biuro.
Przypomnijmy czym jest wirtualne biuro. W skrócie to wirtualny sekretariat obrośnięty salami do spotkań.
Wirtualny sekretariat zajmuje się przyjmowaniem korespondencji, przyjmowaniem przesyłek kurierskich, wpuszcza pod adres wirtualnej siedziby ograny urzędu skarbowego, aby dokonać weryfikacji czy siedziba nadaje się na siedzibę i czy wirtualny sekretariat ma kontakt z zarządem spółki, która jest klientem wirtualnego biura. Ponadto wirtualny sekretariat w czasie rzeczywistym informuje zarząd spółki ( klienta biura wirtualnego ) o odebranej korespondencji a w zależności od wykupionego pakietu także może ona być skanowana. W ostatnich latach modna zaczyna być także praca na działalność gospodarczą. Pracują w taki sposób informatycy i lekarze a czasami nawet sprzątaczki, które wpadły wykonując umowę o dzieło. Całe zagadnienie sprowadza się niestety do faktu, że w Polsce umowy o pracę czy umowy zlecenia są za wysoko opodatkowane w stosunku do etapu rozwoju naszego kraju. Cezary Kaźmierczak, prezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP) twierdzi nawet, że podawanie wysokości pensji brutto jest takim samym nonsensem jak podawanie długości członka wraz z kręgosłupem. Wobec tego wirtualne biuro bardzo dobrze pasuje także jako siedziba do CEiDG przedsiębiorców jednoosobowych – informatyków czy lekarzy. Wirtualne biuro opłaca się w zasadzie każdej firmie, która nie ma pracowników a właściciel jej nie chce ponosić kosztu wynajmu pokoju biurowego i zatrudnienia do niego pracownika do prowadzenia sekretariatu, gdyż emaile obsługuje sobie sam na komórce a przelewy też robi sam siedząc na kanapie w domu za pomocą komórki. Zauważmy też, iż do takiego pokoju biurowego trzeba by zatrudnić dwóch pracowników, gdyż jeden może zawsze zachorować albo pójść na urlop. Są to już spore koszty, rzędu prawie 10 tysięcy złotych i łatwo spostrzec, że jeśli nawet pracodawcę stać na te koszty to korzystając z biura wirtualnego może te pieniądze co miesiąc zaoszczędzić lub w coś zainwestować.

Jak działa wirtualne biuro ?

Najpierw potencjalny klient musi z firmą prowadzącą wirtualne biuro podpisać umowę. Ponieważ wirtualne biuro to adres do rejestracji spółek, firm, działalności gospodarczych to już przed podpisaniem umowy można podjąć pierwsze kroki w celu wykorzystania adresu wirtualnego biura w CEiDG lub KRS, pod warunkiem, że niezwłocznie po wykorzystaniu adresu pójdziemy do biura wirtualnego by dokonać zawarcia umowy.
Po rejestracji w KRS lub CEiDG zazwyczaj informujemy naszych kontrahentów, że mamy inny adres do faktur oraz inny adres do korespondencji. Od tego czasu wirtualny sekretariat zaczyna obsługiwać spływające do naszej wirtualnej siedziby listy i paczki. Naszą siedzibę może odwiedzić także urzędnik skarbowy, aby przekonać się, że siedziba spełnia definicję siedziby, czyli pod adresem siedziby ktoś jest, kto ma stały kontakt z zarządem spółki oraz, że siedziba zapewnia warunki techniczne, aby mógł zebrać się zarząd i podjąć kluczowe dla spółki decyzje.
Do siedziby cały czas spływać będą kolejne listy i paczki a wirtualne biuro będzie w czasie rzeczywistym o nich informować na email lub także na SMS w zależności od wykupionych opcji. Klientom z najwyższej póki będą także wykonywane skany korespondencji a skan w PDF zostanie wysłany na adres email. Po nagromadzeniu się korespondencji można ją albo odebrać osobiście, albo zamówić kuriera. Istnieje także możliwość wysyłki korespondencji za pomocą Poczty Polskiej również na skrytkę pocztową lub poste restante. W ten sposób w dużym uproszczeniu działa właśnie wirtualne biuro w Warszawie.