Czym są wirtualne biura ?

Realne rozwiązanie problemu lokalizacji siedziby firmy stanowią wirtualne biura. To rzeczywiste miejsca, których adresy można podawać np. na wizytówce. Takie rozwiązanie pozwala przede wszystkim na rejestrację działalności pod adresem fizycznym tym, którzy nie chcą, aby ich adres domowy figurował jako siedziba przedsiębiorstwa. Ponadto wirtualne biura pozwalają na korzystanie ze skrzynki pocztowej konkretnego adresu. Coraz częściej tzw. e-biura określane są jako konkretny pakiet usług, które wiążą się z lokalizacją siedziby firmy.

Dlaczego warto przejść na biuro wirtualne ?

Biuro wirtualne ma następujące plusy :

• ponieważ jest to oszczędność – podmiot gospodarczy oszczędza na wynajmie lokalu, rachunkach za media, wyposażeniu biura, czy pracowników do ochrony i sprzątania - nawet tanie biuro w Warszawie jest bardzo drogie na tle biura wirtualnego,
• ponieważ jest to szansa na rozwój – zamiast inwestować finanse w urządzenie siedziby nowej firmy, można przeznaczyć je na właściwą działalność przedsiębiorstwa, dbając tym samym o jej rozwój,
• ponieważ to możliwość podniesienia prestiżu firmy – w pierwszym kontakcie klienta z firmą lokalizacja często ma duże znaczenie w odbiorze. Siedziba firmy umiejscowiona w prestiżowych punktach Warszawy, Poznania, Krakowa czy innego dużego miasta wpływa na budowanie pozytywnego wizerunku.

Z czego składają się wirtualne biura ?

Wirtualne biura mają swoje integralne części składowe.
Na samym początku firma czy spółka potrzebuje jedynie adres do KRS, adres na siedzibę firmy. To samo dotyczy działalności gospodarczej, jeśli ktoś nie chce mieć siedziby u siebie w mieszkaniu.
Adres dla firmy w centrum Warszawy to pierwsza składowa wirtualnego biura. Później pod taki wirtualny adres zaczynają przychodzić różne listy, zwykłe i polecone a czasami też paczki kurierskie.
Do gry wkracza więc wirtualny sekretariat, który zajmuje się obsługą listonosza Poczty Polskiej, Inpostu, urzędników roznoszących pisma, lokalnych warszawskich firm pocztowych i kurierów. To druga składowa wirtualnego biura. Po odbiorze listów wirtualny sekretariat wysyła powiadomienia email oraz do części klientów SMS o odebranej korespondencji. Kolejna część klientów otrzymuje także skany korespondencji. Wirtualny sekretariat posiada urządzenie wielofunkcyjne z podajnikiem do wykonywania wielu skanów w trakcie praktycznie sekundy. Jest to urządzenie typu fax-skaner-kopiarka.
Ostatnim, ale równie ważnym elementem wirtualnych biur są sale do spotkań. Są one konieczne nie tylko by klient wirtualnego biura mógł się spotkać z kontrahentem, ale też by różnego rodzaju organy mogły zweryfikować, iż adres wirtualnego biura to faktycznie adres siedziby firmy czy spółki klienta. Mowa tu nie tylko o urzędnikach urzędów skarbowych, ale bardzo często banki i firmy leasingowe przed udzieleniem kredytu chcą przyjść i zrobić zdjęcia siedziby firmy, spotkać się ze swoim przyszłym klientem, jednym słowem dokonać weryfikacji siedziby firmy w celu oceny wiarygodności kontrahenta. Dobrze więc, by siedziba stanowiła warszawski adres w centrum, w Śródmieściu, ale też, by pod tym adresem było przestronnie, by było dużo różnego typu pomieszczeń i sal. Sale do spotkań świetnie komponują się z sekretariatem. Na co dzień w salach można zresztą prowadzić różnego typu działalność np. szkolenia, eventy firmowe, rekrutacje, zgromadzenia zarządu czy zgromadzenia wspólników. Jest to ewidentnie niezbędna infrastruktura do prowadzenia firmy, spółki czy działalności z siedzibą w centrum Warszawy.

Dlaczego wirtualna siedziba w Warszawie ?

Przypomnijmy również osiem powodów, dla których warto mieć wirtualną siedzibę właśnie u nas w Warszawie :

• korzystne interpretacje podatkowe w Warszawie,
• korzystna właściwość sądu w razie sporu,
• łatwiej jest uzasadnić ponoszenie kosztów podróży,
• odliczenie VAT od wydatków na zakup i eksploatację samochodów firmowych,
• jesteś bardziej anonimowy, a prawdopodobieństwo kontroli jest mniejsze,
• warszawski adres to prestiż i renoma,
• nie opłaca się mieć firmy w domu – wyższy podatek od nieruchomości,
• łatwiejsze pozycjonowanie strony www z ofertą dla klientów warszawskich.

Pełen artykuł w tym temacie z 2015 roku :
osiem powodów dla siedziby w Warszawie.

Zespół VSL-System