Czym różni się nasze wirtualne biuro od innych ?

W odróżnieniu od 95% biur jesteśmy właścicielami lokalu, w którym prowadzimy biuro wirtualne.
Podpisując umowę z nami, wiesz, że zawierasz ją z kimś, kto ma do tego prawo i nie zniknie z lokalu.

Wirtualne biuro we własnym lokalu

W skrócie - co dzieje się zazwyczaj, gdy prowadzący wirtualne biuro nie jest właścicielem lokalu :

1) Wyrzucenie go z lokalu, gdyż w innym lokalu budynku jest też wirtualne biuro, które decyduje się wynająć większą powierzchnię, jeśli konkurencja wynajmująca mniejszą powierzchnię zostanie wyeliminowana przez zarządcę budynku.
2) Wyrzucenie, gdyż właściciel lokalu nie zamierza zarabiać mniej niż najemca prowadzący wirtualne biuro a przecież klienci wirtualnego biura się nie wyprowadzą, bo nie będą zmieniać KRS.
3) Demotywacja najemcy prowadzącego wirtualne biuro, gdyż właściciel lokalu ciągle podnosi czynsz i nie dokonuje żadnych remontów w lokalu.

Wpisując adres w KRS zdecydowanie zalecamy dowiedzieć się najpierw gdzie instalujesz firmę - kto jest właścicielem lokalu - czy ten, który prowadzi wirtualne biuro czy może stary dziad, emeryt-złodziej ciągle podnoszący mu czynsz.

Nasza firma prowadzi usługi wirtualnych biur od 2010 roku i na podstawie tego co opowiadają klienci, którzy przeszli do nas z innych wirtualnych biur nigdy byśmy nie zaoferowali lokalu, którego byśmy nie byli właścicielem.

Dlatego właśnie jesteśmy właścicielem lokali :
1) 00-019 Warszawa, ul. Złota 7 lokal 28
2) 02-001 Warszawa, Al. Jerozolimskie 85 lokal 21
3) 00-052 Warszawa, ul. Mazowiecka 11 lokal 49

Opinia radcy prawnego o naszej ofercie

Poniżej przedstawiamy opinie radcy prawnego w tym temacie.

Na rynku funkcjonuje obecnie bardzo wiele ofert biur wirtualnych, zwłaszcza w Warszawie.

Wystarczy wpisać w każdej wyszukiwarce internetowej hasła "warszawski adres" czy "biuro wirtualne Warszawa", by wyświetliła nam się cała lista takich usług za konkurencyjne ceny.
Wydawać by się mogło, że jedynymi czynnikami, który powinniśmy brać pod uwagę, podejmując decyzję
o wyborze miejsca siedziby naszej firmy, to cena i atrakcyjność samego adresu.

Bo przecież zawsze mamy takie same usługi :

- umożliwienie rejestracji firmy pod wynajętym adresem,
- odbiór korespondencji,
- adres dla doręczeń,
- przekazywanie czy skanowanie poczty przychodzącej itp.

Jednakże przedsiębiorcy zapominają o jednej bardzo istotnej rzeczy
- czy wynajmujący lokal na tzw. biuro wirtualne rzeczywiście ma do tego prawo ?
Czy jest on właścicielem tego lokalu ?

A jeśli nie i sam wynajmuje go od właściciela to jaką mamy gwarancję, że właściciel wyraził zgodę na podnajem adresu ? ( inne określenie : zgoda na rejestrację podmiotów trzecich )

I czy następnego dnia nie okaże się, że zostaniemy pozbawieni adresu siedziby i możliwości odbioru korespondencji, w tym tak istotnej jak listy z sądu czy organu podatkowego ?

Albo co gorsza, właściciel lokalu wypowie umowę najmu swojemu najemcy ( czyli prowadzącemu biuro wirtualne ) i sam stanie się stroną umów z Twoją firmą i postawi Cię przed trudnym wyborem:
albo wypowiedzenie umowy o adres albo dwa razy wyższy czynsz ? Co wtedy zrobisz ?

Znalezienie nowego adresu nie sprawia problemu, ale dopełnienie wszelkich formalności z tym związanych już tak :

- trzeba powiadomić przecież sąd rejestrowy KRS ( opłata 350 zł w KRS ),
- powiadomić organ podatkowy,
- powiadomić urząd statystyczny i inne organy administracji,
- powiadomić wszystkich swoich kontrahentów - może 30stu a może 500 - dopilnować by wystawiali faktury na nowe dane,
- trzeba wymienić pieczątki,
- trzeba wpisać nowy adres do programu do faktur,
- trzeba powiadomić bank, gdzie jest konto firmowe, bo mogą nie dochodzić przelewy,
- trzeba zmienić druki firmowe, szablony pism itp.

To wszystko zajmuje cenny czas i nerwy, który mógłbyś poświęcić na prowadzenie firmy lub upragniony wypoczynek.

Znaczna większość ( szacowana na 95 % ) biur wirtualnych w Warszawie nie jest prowadzonych przez właściciela lokalu. Działają one na zasadzie podnajmu, który jest różnie nazywany np. :
- podnajem adresu,
- użyczenie adresu do rejestracji podmiotów trzecich,
- podnajem części lokalu.

Zilustrujmy to przykładem :

Pan Kowalski posiada lokal w Warszawie pod atrakcyjnym adresem ( nazwijmy go dla przykładu
ul. Reprezentacyjna 10 lokal 5 ). Nie ma jednak "głowy do interesów", lokal odziedziczył lub jest już emerytem, natomiast znalazł się przedsiębiorca ( Pan Zaradny ), który chciałby prowadzić w tym lokalu biuro wirtualne. Ponieważ nie stać go na zakup lokalu, to Pan Zaradny najmuje lokal nr 5 od Pana Kowalskiego, dla celów prowadzenia w nim biura wirtualnego. Ze swoimi klientami ( mikrofirmami ) Pan Zaradny podpisuje umowy podnajmu biura czy też adresu. Ale Pan Zaradny nie jest właścicielem tego lokalu. Co jednak stanie się w sytuacji, kiedy np. Pan Kowalski wypowie mu umowę najmu, gdyż ten zalega z czynszem ( czego przedsiębiorca korzystający z biura wirtualnego nie jest przecież w stanie sprawdzić ) albo uzna, że biuro wirtualne mógłby prowadzić jego syn, który od półtora roku jest bezrobotny i pije ciągle piwo ?

Nasza oferta jest inna, ponieważ jesteśmy właścicielami lokalu, w którym prowadzone jest biuro wirtualne.
Podpisując z nami umowę o korzystanie z biura wirtualnego masz pewność, że podpisujesz ją
z właścicielem lokalu, w którym biuro jest prowadzone. Nie z pośrednikiem, nie z najemcą.
Masz więc pewność, że po drugiej stronie jest ktoś, kto ma pełne uprawnienia do prowadzenia takiej działalności. I nie zostaniesz w którymś momencie, mówiąc kolokwialnie "puszczony z torbami".

Zapewne chcąc np. nająć mieszkanie czułbyś się bardziej komfortowo i bezpiecznie, gdybyś najmował je od właściciela a nie od najemcy, co do którego nie masz żadnej pewności, czy ma on prawo do podnajmu. Nie masz też żadnej pewności, czy właściciel nie wypowie mu umowy.
Identycznie jest z biurem wirtualnym.

To, czy ktoś jest właścicielem lokalu, w którym mieści się biuro wirtualne, możesz zweryfikować w Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych - rządowej bazie informacyjnej dostępnej na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości :

https://ekw.ms.gov.pl/eukw_ogol/menu.do

Aby z niej skorzystać właściciel lokalu musi podać Ci numer księgi wieczystej.
Jeśli właściciel twierdzi, że numeru nie zna, nie pamięta, albo że poda go po podpisaniu umowy to niestety najprawdopodobniej nie jest właścicielem.

O opinię w sprawie biur wirtualnych zapytaliśmy radcę prawnego, Pana Jakuba Bonowicza, prowadzącego indywidualną kancelarię radcowską, zajmującego się m. in. świadczeniem pomocy prawnej dla przedsiębiorców.

- Czy z prawnego punktu widzenia nie ma przeszkód, aby prowadzić biuro wirtualne w lokalu najmowanym od właściciela ? I udostępniać adres takiego lokalu firmom jako adres rejestracji, świadczyć w nim usługi sekretarskie, odbioru poczty ?

Jakub Bonowicz : zacznijmy od tego, iż rzeczywiście biuro wirtualne można prowadzić zarówno w lokalu, którego jesteśmy właścicielami jak i w lokalu od kogoś najmowanym.
W tym drugim wypadku jest jednak szereg istotnych zagadnień prawnych.
Po pierwsze, wynajmujący ( właściciel ) musi w umowie najmu zgodzić się na to, by najemca używał lokalu właśnie dla celów prowadzenia biura wirtualnego.
Po drugie, zgodnie z art. 688 kodeksu cywilnego, bez zgody wynajmującego najemca nie może podnająć lokalu. Udostępnienie lokalu dla celów rejestracji działalności innym firmom może być kwalifikowane jako podnajem, zatem w umowie najmu między prowadzącym biuro a właścicielem musi być zawarta taka zgoda na podnajem czy rejestrowanie na adresie lokalu innych podmiotów gospodarczych.

- Rozumiem. Czy rejestrując firmę pod adresem takiego biura, gdzie prowadzący sam najmuje je od właściciela, jesteśmy w stanie sprawdzić, czy właściciel wyraził takie zgody ?

Jakub Bonowicz : Teoretycznie tak, jeśli prowadzący biuro okaże nam umowę z właścicielem.
Nie ma jednak takiego obowiązku, często zasłania się także tajemnicą biznesową.
W praktyce często daje on ustne obietnice, których prawdziwości nie jesteśmy w stanie w żaden sposób zweryfikować. A kontakt z właścicielem jest mocno utrudniony, gdyż nie znamy często jego aktualnego adresu, numeru telefonu czy e-maila.

- No dobrze. Najęliśmy biuro wirtualne od nieuczciwego najemcy, który jak się okazuje nie miał prawa prowadzić takiego biura, bo właściciel mu na to nie pozwolił. Co się wtedy dzieje?
Czy mogę dalej prowadzić firmę pod tym adresem?

Jakub Bonowicz : W takiej sytuacji kodeks cywilny daje prawo właścicielowi do natychmiastowego wypowiedzenia umowy najmu. Zgodnie z art. 667 §2 "jeżeli najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem rzeczy i mimo upomnienia nie przestaje jej używać w taki sposób (…), wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia."

- To zrozumiałe. Ale jeśli właściciel lokalu mówiąc kolokwialnie „wyrzucił” prowadzącego biuro wirtualne
z lokalu, to co z moją umową z prowadzącym ? Rozwiązuje się ? Co z moją firmą ? Czy mogę korzystać z adresu? Czy też muszę się "wynieść" z lokalu, wyrejestrować stamtąd firmę ?

Jakub Bonowicz : Co do zasady umowa zawarta z takim prowadzącym nie będzie nieważna,
jednak nie wiąże ona właściciela lokalu ( wynajmującego ), który w takim wypadku, może stosownie
do art. 667 §2 kodeksu cywilnego, bezzwłocznie rozwiązać umowę najmu ( wyrok Sądu Apelacyjnego
w Warszawie z 21 kwietnia 1999 r. I ACa 1460/98, OSA 2000, nr 7-8, poz. 28 ).
Skoro zawarta umowa o korzystanie z biura wirtualnego nie wiąże właściciela lokalu, to w praktyce możemy zupełnie niespodziewanie zostać pozbawieni całkowicie możliwości korzystania z biura i adresu. Wynajmujący może oczywiście zaproponować nam kontynuowanie umowy ( nie ma on takiego obowiązku, więc jest to jego swobodna decyzja ), ale zapewne zażąda np. wyższego czynszu.
W takiej sytuacji zostajemy postawieni pod "ścianą" – albo musimy szybko szukać nowego adresu
i dopełnić niezwłocznie wszelkich formalności związanych z przerejestrowaniem firmy, albo też godzimy się na mniej korzystne warunki i mamy "spokój". Naturalnie, możemy dochodzić wówczas odszkodowania
od nieuczciwego prowadzącego biuro wirtualne. Jest jednak spore prawdopodobieństwo, iż skoro oszukał on nie tylko nas, ale wiele innych firm, to już dawno pozbył się całego majątku.
Jeszcze inna natomiast jest sytuacja, jeśli prowadzący biuro wirtualne miał zgodę na podnajem adresu w celu rejestracji podmiotów trzecich na adresie lokalu i prowadzenie wirtualnego biura a został bezprawnie wyrzucony z lokalu. Wtedy to on może dochodzić odszkodowania od nieuczciwego właściciela biura, ale sytuacja klientów biura jest niestety podobna - szukanie nowego adresu lub pogodzenie się
z prawdopodobną podwyżką czynszu czy zmianą jakości obsługi.

A jakie mogą być skutki tego, iż nie możemy już korzystać z adresu wirtualnego biura ?
Co się stanie, jeśli np. zanim przerejestrujemy firmę, na stary adres przyjdzie korespondencja,
której nikt nie odbierze ?

Jakub Bonowicz : Skutki mogą być bardzo dotkliwe. W przypadku podmiotów wpisanych do KRS obowiązuje bardzo prosta zasada - doręczenie na adres podany w rejestrze uważane jest za skuteczne. Nawet jeśli nikt nie odebrał korespondencji i nawet jeśli spółka została "usunięta" ze swojej siedziby, ale adres figuruje w KRS, to nie ma to znaczenia. Listonosz pozostawi awizo i jeśli nie zostanie ono odebrane w przewidzianym terminie, przesyłka uważana jest za doręczoną ( wiemy, że listonosze nie patyczkują się z pisaniem "firma wyprowadziła się" tylko dają awiza, bo nie będą rozstrzygać czy firma jest czy jej nie ma ).
A klient wirtualnego biura o przesyłce nie wie albo nie jest w stanie się dowiedzieć. A w przesyłce może znajdować się chociażby nakaz zapłaty, który musimy zaskarżyć w terminie 14 dni od dnia, w którym uznany zostanie on za skutecznie doręczony ( czyli pierwszy dzień po upływie terminu na odebranie awiza ), wyrok czy postanowienie sądu czy też pismo z organu podatkowego. Nie ma nic gorszego niż przekroczyć ustawowy czy wyznaczony przez sąd lub urząd termin. Naturalnie, można próbować pisać następnie wnioski o przywrócenie terminu, wskazując, iż nie ponosimy winy w jego niedotrzymaniu, gdyż nie mieliśmy dostępu do naszej siedziby wskutek zaistniałej sytuacji. Jednakże w praktyce pozytywne rozpatrzenie takich wniosków zależy w ogromnej mierze od uznania sądu czy urzędu, który wymaga od przedsiębiorcy dołożenia maksymalnej staranności w dbałości o swoje interesy.
I argument, iż nie wiedzieliśmy, że udostępniający nam biuro wirtualne nie ma do tego prawa, może nie wystarczyć. I mamy przegraną sprawę. A nawet jeśli uda się przywrócić termin, to na pewno będzie to nas kosztowało mnóstwo stresu i niepotrzebnych nerwów.

- Czy oprócz wskazanych sytuacji mogą być jeszcze jakieś inne, gdy właściciel lokalu wypowie prowadzącemu biuro umowę i tym samym pozbawi nas prawa do korzystania z adresu ?

Jakub Bonowicz : Tak, kodeks cywilny przewiduje cały szereg okoliczności, kiedy wynajmujący ( właściciel ) może rozwiązać najem. Ponadto nieraz takie osoby wymieniają okoliczności dodatkowe w samej umowie. Najczęściej mamy tutaj do czynienia z przypadkami braku zapłaty czynszu przez najemcę. A przecież w żaden sposób nie możemy zweryfikować, czy prowadzący biuro wywiązuje się ze swoich obowiązków finansowych czy innych wobec właściciela.

- A czy Pan Mecenas spotkał się w praktyce z przypadkami, gdy osoby prywatne czy firmy podnajmowały lokal osobom trzecim bez zgody właściciela ?

Jakub Bonowicz : Tak, nieraz, ale również z sytuacją, w której zgoda na rejestrację podmiotów trzecich była a bezprawnie zerwano umowę najmu. Taka sytuacja rodzi bardzo duże problemy w praktyce, a osobą najbardziej poszkodowaną jest właśnie sam podnajmujący ( klient biura wirtualnego ). Bo regularnie płacił czynsz, korzystał z lokalu zgodnie z umową, a potem dowiaduje się o tym, iż jego kontrahent jest nieuczciwy i nie miał prawa udostępnić mu lokalu, albo właściciel lokalu jest nieuczciwy.
Upraszczając, to trochę tak jakbyśmy uczciwie kupili dobry samochód, zapłacili cenę, dbali o niego, jeździli przez 2 lata i potem okazuje się, że jest kradziony i musimy go zwrócić.

- Co w takim razie radziłby Pan Mecenas osobom zainteresowanym korzystaniem z wirtualnego adresu ?

Jakub Bonowicz : Osobiście uważam, że zdecydowanie bezpieczniejsze jest korzystanie z tych biur wirtualnych, które prowadzone są przez samego właściciela lokalu.
O tym, czy dana osoba jest właścicielem, dowiemy się z treści księgi wieczystej.
Dane w niej zawarte korzystają z domniemania zgodności z prawem ( tzw. rękojmia publicznej wiary ksiąg wieczystych ).
Wtedy nie występuje więc żaden pośrednik, jakim bądź co bądź jest najemca prowadzący biuro wirtualne w cudzym lokalu.
Myślę, że gdybym miał nająć mieszkanie, to też wolałbym aby wynajmujący był właścicielem a nie najemcą, który udostępniałby mi lokal na zasadzie podnajmu.
Nie mam pewności, czy ma do tego prawo, a nawet jeśli mam, to nigdy nie wiem, czy tego prawa nie utraci w przyszłości.
Tak samo rozumować należy decydując się na wynajem adresu do KRS czy CEIDG.


Rozmówca jest radcą prawnym, prowadzi Kancelarię Radcy Prawnego w Łodzi i Piotrkowie Trybunalskim, zajmującą się obsługą przede wszystkim przedsiębiorców z terenu całego kraju,
w tym Warszawy oraz zagranicy.
Kontakt : formularz