Wirtualne biuro VSL-System, Warszawa

VSL-System prowadzi w Warszawie trzy wirtualne biura.
Wszystkie biura znajdują się w centrum Warszawy, w bliskiej odległości od Pałacu Kultury i Nauki.
Jest to ogólnie mówiąc Warszawa-Śródmieście.

Adresy biur wirtualnych to :

• 00-019 Warszawa, ul. Złota 7 lok. 28, formalnie dzielnica to Śródmieście Północne, podlega pod I Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście,
• 02-001 Warszawa, Al. Jerozolimskie 85 lok. 21, formalnie dzielnica to Ochota, ale podlega pod III Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście,
• 00-052 Warszawa, ul. Mazowiecka 11 lok. 49, formalnie dzielnica to Śródmieście Północne, podlega pod I Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście.

Jeśli zakładasz spółkę z o.o. lub inny, dowolny podmiot użyj jednego z wyżej wymienionych adresów do rejestracji w KRS a później zgłoś się do nas za pomocą email.

Emaile do naszych biur to :

• na ulicę Złotą : zlota@vsl-system.pl
• na Al. Jerozolimskie : info@vsl-system.pl
• na ulicę Mazowiecką : mazowiecka@vsl-system.pl

Najczęściej zadawane pytania o wirtualne biura

Podpisywanie umowy

Jaka jest cena za wirtualne biuro?

Cena za wirtualne biuro to 59 zł netto miesięcznie.
Jest to pakiet podstawowy, w którym otrzymasz zgodę na rejestrację swojej firmy pod naszym adresem i poinformujemy Cię emailem o korespondencji, która do Twojej firmy przyszła. Do tego będziesz mieć 5 godzin sal spotkań miesięcznie gratis.
W pakiecie za 70 zł netto miesięcznie dodatkowo poinformujemy Cię o korespondencji także SMS a nie tylko emailem.
W pakiecie za 79 zł netto miesięcznie dodatkowo zeskanujemy Ci listy polecone, więc dowiesz się co jest w treści listu.
W pakiecie za 129 zł netto miesięcznie zeskanujemy wszystkie listy, jakie do Ciebie przychodzą a nie jedynie listy polecone.

Czy za wirtualne biuro trzeba płacić z góry za rok?

Umowa na wirtualne biuro jest na czas nieokreślony z miesięcznym wypowiedzeniem i płatności są miesięczne.
Nie ma wymogu, by płacić za rok z góry.

Czy można otrzymać wzór umowy na wirtualne biuro?

Tak, wystarczy do jednego z naszych wirtualnych biur napisać prośbę email o wzór umowy.

Które wirtualne biuro wybrać?

Spośród naszych trzech biur wirtualnych obecnie polecamy biuro na ul. Złotej 7 lok. 28, gdyż jest nowe ( otwarte w 2023 roku ) i ma krótki i profesjonalny adres. Rozpoznawalny adres ma też biuro wirtualne al. Jerozolimskie 85 lok. 21.

Jak zawrzeć umowę? Iść do biura czy napisać email?

Lepiej napisać email i podpisać umowę stosując podpis zaufany, który oferuje serwis rządowy, gdyż podpis zaufany stawia się jak pieczęć tylko trzy razy a podpis długopisem trzeba wpisywać jako parafkę na każdej stronie umowy. W dodatku umowa jest dość długa ma wiele załączników i wypadałoby podpisać jeden egzemplarz dla siebie, drugi dla nas a trzeci dla Urzędu Skarbowego. Jest to sporo stawiania parafek i lata przechowywania drukowanej wersji. Dlatego polecamy elektroniczny podpis zaufany i przechowywanie umowy na kilku komputerach, back-up’ach, itd.

Czy jeśli napiszę email, że chcę zawrzeć umowę to ktoś na niego odpowie?

Tak, postaramy się odpisać jak najszybciej np. w ciągu godziny. W każdym biurze wirtualnym VSL-System są zatrudnione po dwie osoby i jedna powinna odpisywać na emaile a druga odbierać listy od listonosza. Niestety czasami zdarza się, że jedna z osób jest chora i nie pojawia się w biurze. Wówczas odpowiedź na email może trwać nawet kilka godzin.

Czy najpierw założyć spółkę a później zawrzeć z biurem wirtualnym umowę?

Zalecamy, by najpierw zarejestrować siedzibę spółki w KRS wybierając jeden z trzech adresów, który mamy w ofercie a dopiero później napisać do nas email i w załączniku przesłać nam odpis KRS. Wybór adresu siedziby spółki wybieramy z puli :
ul. Złota 7 lokal 28, 00-019 Warszawa
lub Al. Jerozolimskie 85 lokal 21, 02-001 Warszawa
lub ul. Mazowiecka 11 lokal 49, 00-052 Warszawa.

Czy rejestrując spółkę lub inny podmiot należy podać w KRS czy CEiDG pełny adres z numerem lokalu?

Tak, prosimy podawać pełny adres.
Na przykład zamiast :
Al. Jerozolimskie 85,
02-001 Warszawa
należy podać
Al. Jerozolimskie 85 lok. 21,
02-001 Warszawa.

Na jaki okres zawierana jest umowa o wirtualne biuro?

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony z miesięcznym wypowiedzeniem, liczonym na koniec miesiąca. Można więc w każdej chwili zrezygnować, ale wówczas prosimy jak najszybciej wyrejestrować firmę z naszego adresu.

Jak wygląda procedura zawierania umowy o wirtualne biuro?

Najlepiej napisać email z prośbą o wzór umowy lub od razu zacząć podawać dane spółki, na którą ma być zawarta umowa.
Nie przejmuj się, jeśli od razu nie podasz wszystkich danych.
Pracownik biura wirtualnego dopyta Cię o wszelkie dane potrzebne do umowy.
Finalnie, umowa sporządzona będzie w 3 plikach PDF i albo te pliki podpiszesz profilem zaufanym na stronie :
https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
albo wydrukujesz i podpiszesz długopisem.
Oczywiście można też przyjść do naszego biura i zawierać umowę u nas na miejscu.

Czy idąc do Państwa biura, by zawrzeć umowę mam wziąć ze sobą jakieś pieniądze?

Nie trzeba, gdyż wszystko można opłacić przelewem.

Czy w Państwa biurach są terminale do płacenia kartą bankową?

Tak, posiadamy terminale i można płacić kartą płatniczą.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Wirtualne biuro jest usługą w pełni legalną, zarówno w Polsce jak i na świecie.
Na całym świecie jest obecnie bardzo dużo wirtualnych biur.
O kwestii legalności szerzej wypowiedział się adwokat Łukasz Cymerman, czytaj dalej.

Jaka jest lokalizacja biur wirtualnych VSL-System?

Lokalizacja naszych biur wirtualnych to zabytkowe, przedwojenne kamienice w centrum Warszawy, blisko Pałacu Kultury i Nauki, Dworca Centralnego i drapaczy chmur jak chociażby Varso Tower. Dodatkowo, przy wejściu do tych kamienic jest cała masa szyldów różnych firm znajdujących się w kamienicy.

Czy VSL-System jest właścicielem lokali oferowanych jako wirtualne biura?

Tak, właściciel VSL-System jest właścicielem lokali oferowanych jako wirtualne biura, co znacząco odróżnia na plus ofertę VSL-System od innych ofert na rynku.

Jak inaczej określić wirtualne biuro i co to dokładnie jest?

Wirtualne biuro na świecie określane jest jako adres rejestrowy lub adres rejestracyjny. Po angielsku brzmi to registered address, legal address. W Polsce najczęściej mówimy siedziba spółki. Adres rejestracyjny to właściwie podstawowa działalność wirtualnego biura, ale sama nazwa bierze się z czegoś innego. Mamy więc do czynienia z miejscem, gdzie możesz pójść i zarejestrować swoją spółkę lub inny podmiot ( działalność gospodarcza, fundacja, stowarzyszenie, partia polityczna, itd. ). Z drugiej strony biuro to dla Ciebie będzie wirtualne, ponieważ nie musisz w nim na co dzień przebywać. Masz takie prawo i możliwości, bo sale do spotkań czekają na Ciebie, ale nie musisz co dzień w nich być. W biurze tym nic do Ciebie i Twojej firmy nie należy. Jest wyposażenie, ale to nie jest wyposażenie Twojej firmy – Twoja firma nie musiała za nie płacić. Jeśli do Twojej firmy przyjdzie korespondencja fizycznie przyniesiona przez listonosza, kuriera czy pracownika urzędu skarbowego to może być zdigitalizowana a więc wirtualna. Stąd nazwa wirtualne biuro. Inne określenia wynikające z ww. aspektów to : wirtualny adres, wirtualna siedziba, adres dla firmy, tanie biuro, adres siedziby firmy, adres na siedzibę, warszawski adres, adres do KRS, warszawska siedziba, biznesowy adres, adres do rejestracji firmy czy wynajem adresu. Wszystkie te określenia wynikają z faktu, że Twoja firma musi mieć jakąś siedzibę, lepiej mieć siedzibę w Warszawie niż w małym miasteczku i siedzibę tą trzeba zarejestrować w KRS w przypadku spółek, fundacji czy stowarzyszeń.

Dlaczego lepiej mieć siedzibę spółki w Warszawie niż w małym miasteczku?

Warszawski adres to adres prestiżowy i rozpoznawalny. Wszystkie zachodnie korporacje mają swoje siedziby w Warszawie. Dodatkowo warszawskie urzędy skarbowe mają największą ilość podatników do obsługi, zarówno osób fizycznych jak i spółek ( osób prawnych ), co oznacza, że Twoją małą firmą nikt nie będzie się interesował. W małym miasteczku urzędnik skarbowy może być Twoim sąsiadem lub osobą, z którą przypadkowo pokłóciłeś się na skrzyżowaniu, bo zajechał Ci drogę.

Obsługa bieżąca

W jaki sposób najlepiej się kontaktować z wirtualnym biurem?

Najlepiej jeśli do wirtualnego biura, które obsługuje Twoją firmę napiszesz email z adresu email, który wcześniej był podany w umowie.

Czym się różni skanowanie listów poleconych od skanowania wszystkich listów?

Listy polecone, to takie które są rejestrowane. Oznacza to, iż nadawca, czyli np. sąd, urząd czy inny organ będzie znał datę odbioru listu przez wirtualne biuro. W treści listu może być podany termin na np. decyzję administracyjną czy odwołanie. Bieg tego terminu zaczyna się od dnia odbioru listu przez pracownika biura wirtualnego od listonosza. Listy zwykłe to takie, które równie dobrze mogły zaginąć na poczcie. Nikt nie ma dowodu, że je wysłał do Twojej firmy. Oczywiście odbieramy je od listonosza i nie gubimy ich celowo. W takich listach często były faktury VAT. Jeśli nie jesteś z Warszawy warto mieć przynajmniej pakiet ze skanowaniem tych ważniejszych, poleconych listów, aby móc odpisać na na przykład list z sądu w terminie. Listy możemy też dosłać z biura wirtualnego pod Twój adres, ale to rozwiązanie jest lepsze dla listów zwykłych, gdyż z listami poleconymi lepiej zapoznać się w dniu ich odbioru.

Czy jest jakiś limit wykonywania skanów korespondencji na miesiąc?

Tak. Jest to 75 stron. Tyle stron skanujemy w ramach abonamentu, natomiast kolejne strony to dodatkowe 0,50 zł netto za stronę.

Czy mając pakiet bez jakiegokolwiek skanowania mogę zamówić skan pojedynczego listu?

Tak, koszt to 10 zł netto za listy, które mają do 20 stron. Jeśli zdarzyłoby się tak, że list ma bardzo dużo stron to powyżej 20tej strony opłata za każdą stronę to 0,50 zł netto.

Czy wirtualne biuro odbiera przesyłki kurierskie, paczki?

Tak, wirtualne biuro odbiera wszystko, chyba żeby gabaryt paczki był ekstremalnie wielki i nawet nie mieścił się w drzwiach do biura np. paleta. Nie robimy nikomu problemów z odbiorem paczek i cierpliwie czekamy aż Państwo po nie przyjdziecie.
Oczywiście, jeśli nie chcesz byśmy odbierali np. paczek albo listów poleconych to nie musimy tego robić.

Kiedy wirtualne biuro informuje o korespondencji przychodzącej do mnie jako klienta?

Informowanie rozpoczyna się już po chwili, gdy listonosz wyjdzie z lokalu. Jest to zdecydowanie w ten sam dzień, gdy poczta została odebrana przez pracownika biura wirtualnego, gdyż w listach poleconych może być termin na odwołanie, odpowiedź, termin uprawomocnienia, itd. i musisz od razu wiedzieć, iż list polecony został odebrany.

Czy korzystanie z sali do spotkań jest gratis w ramach pakietów na biuro wirtualne?

Tak, w ramach pakietów na wirtualne biuro jest 5 godzin korzystania z sali do spotkań gratis a kolejne godziny można dokupić po 10 zł netto za godzinę zegarową.

Gdzie można umieścić adres wirtualnego biura po podpisaniu umowy o wirtualne biuro?

Adres wirtualnego biura można umieścić wszędzie, gdzie masz na to ochotę. Przede wszystkim jest to adres do KRS, adres siedziby, adres do faktur, adres do korespondencji, adres na wizytówki, adres na stronę www, adres do regulaminu sklepu internetowego. Jeśli jesteś producentem jakiegoś towaru to adres biura wirtualnego umieścisz też na etykietach naklejonych na opakowanie tego co produkujesz. Ważnym staje się więc wybór takiego biura wirtualnego, które nie zniknie z rynku, gdyż wtedy zostaną Ci etykiety z nieaktualnym adresem. Dlatego właśnie jesteśmy właścicielem lokali, w których prowadzimy biura wirtualne, aby nasz adres i nasza usługa trwała w tych lokalach latami a nawet przez dekady.

Jaki jest adres mojej firmy jeśli skorzystam z wirtualnego biura?

Jeśli nazwa Twojej firmy to Firma X sp. z o.o. to po rejestracji adresu w KRS po prostu adres Twojej firmy będzie taki, jak któregoś z naszych biur wirtualnych np. :
Firma X sp. z o.o.
ul. Złota 7 lokal 28
00-019 Warszawa

Jak adresować przesyłki kurierskie, jeśli chcę wezwać kuriera po moją korespondencję znajdującą się w biurze wirtualnym?

Bardzo prosimy, by jako nadawcę przesyłki pisać swoją firmę z naszym adresem a nie naszą firmę VSL-System. Jeśli przesyłka zwróci się od odbiorcy to Twoja firma musi być odpowiedzialna za opłacenie zwrotu a nie nasza, gdyż to nie my wysyłaliśmy przesyłkę.

Co się stanie, gdy przestanę płacić za wirtualne biuro?

Jest bardzo dużo negatywnych skutków, jeśli nie opłacisz faktury za wirtualne biuro. Będą przychodzić emaile i SMS z informacją o braku wpłaty, nastąpi rozwiązanie umowy, wirtualne biuro nie będzie odbierać listów, będzie naliczana opłata za bezumowne korzystanie z adresu lokalu, która wynosi dwukrotność opłaty za wirtualne biuro. Finalnie nastąpi windykacja. Urząd skarbowy również wkracza do akcji i wykreśla taką firmę z rejestru VAT. Negatywne konsekwencje mogą być bardzo różne, gdyż chociażby brak odbioru listów jest groźny. Listonosz nie wpisuje na listach niedostarczanych, że firma się wyprowadziła tylko po prostu zostawia awizo, gdyż tak jest mu wygodnie. Jeśli list był z sądu czy od komornika to awizowany liczy się jak dostarczony. Może to spowodować uprawomocnienie jakiejś niekorzystnej decyzji lub zajęcie komornicze. Po okresie braku wnoszenia opłat, w szczególności na wniosek urzędu skarbowego możesz być zainteresowany wznowieniem umowy. Opłata za wznowienie umowy wynosi 30 zł netto plus należy opłacić zaległość – bezumowne korzystanie z adresu lokalu.

Czy korespondencja mojej firmy może być przesłana dalej?

Odebrana w imieniu Twojej firmy korespondencja może być dosyłana automatycznie lub na żądanie. Opłata za dosłanie wynosi 5 złotych plus koszty odpowiedniego listu Poczty Polskiej. Dosyłka może odbywać się np. co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc - według indywidualnych ustaleń.

Czy wirtualne biuro może się w czymś pomylić i co wtedy?

Osoby pracujące w wirtualnym biurze VSL-System w trakcie 13 lat pomyliły się mniej niż 5 razy. Oznacza to, iż prawdopodobieństwo pomyłki jest bardzo małe. Jednakże zawsze warto być czujnym, posiadać pakiet SMS zamiast jedynie być powiadamianym emailem o przyjęciu listu poleconego a w przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu szybko nas powiadomić.

Co to jest pakiet z SMS?

Szerzej o pakiecie z SMS pisaliśmy tutaj.

Zmiana umowy

Czy można zmienić pakiet z pakietu bez skanowania na ze skanowaniem lub odwrotnie?

Tak, oczywiście. Najlepiej ustalić wszystko w korespondencji email z pracownikiem wirtualnego biura. Będzie trzeba podpisać aneks np. zezwalający na otwarcie listu, aby go zeskanować. Nie ma żadnych opłat za procedurę zmiany pakietu, zarówno z droższego na tańszy czy odwrotnie.

Jak poinformować o zmianie email czy telefonu ?

Najlepiej napisać do nas email. Posiadamy także panel klienta, gdzie można się zalogować i tam wydać odpowiednią dyspozycję.

Jak zgłosić wszelkie inne zmiany?

Zawsze najlepiej jest napisać email, oczywiście z adresu, który był wcześniej podawany w zawartej z nami umowie.

Co to jest panel klienta?

O panelu klienta szerzej pisaliśmy tutaj.

Lokalizacja

Jaka to dzielnica, gdzie jest wirtualne biuro?

Wirtualne biura ul. Złota 7 lokal 28 oraz ul. Mazowiecka 11 lokal 49 są położone dość blisko siebie w dzielnicy Śródmieście Północne. Co do zasady na północ od Alei Jerozolimskich jest Śródmieście Północne a na południe jest Śródmieście Południowe. Od strony zachodniej dzielnica Śródmieście kończy się na Alei Jana Pawła II i tam zaczyna się dzielnica Wola. Granicą Śródmieścia od zachodu jest także ulica Chałubińskiego i tam zaczyna się dzielnica Ochota.
Wirtualne biuro Al. Jerozolimskie 85 lokal 21 jest więc położone w dzielnicy Ochota, ale podlega i tak pod Urząd Skarbowy Warszawa – Śródmieście.

Która poczta ( urząd pocztowy ) jest właściwa dla biur wirtualnych, czyli gdzie udać się z awizo pocztowym, jeśli nie chciałam/nie chciałem, by listy polecone były odbierane przez pracowników wirtualnego biura?

Wirtualne biura ul. Złota 7 lokal 28 oraz ul. Mazowiecka 11 lokal 49 – z awizami idziemy na pocztę główną - Urząd Pocztowy Warszawa 1 ul. Świętokrzyska 31/33.
Wirtualne biuro Al. Jerozolimskie 85 lokal 21 – z awizami idziemy na ul. Towarową 5 - Urząd Pocztowy Warszawa 22 ul. Towarowa 5.
Na każdym awizo jest pieczęć poczty z konkretnym adresem, więc warto sprawdzić czy na pewno z awizem należy iść do wyżej wskazanych urzędów pocztowych, w szczególności, gdy awizo jest na paczkę.

Który ZUS jest właściwy dla biur wirtualnych?

ZUS, pod który podlega biuro wirtualne Al. Jerozolimskie 85 lokal 21 jest na ul. Orzeszkowej 14, 02-374 Warszawa.
ZUS, pod który podlegają biura wirtualne ul. Złota 7 lokal 28 oraz ul. Mazowiecka 11 lokal 49 jest na ulicy Senatorskiej 6/8, 00-917 Warszawa.
Załatwiając coś w ZUS należy jednak ustalić, pod który konkretnie adres się stawić, gdyż czasami w bardziej skomplikowanych sprawach trzeba iść na Senatorską, mimo że podlega się pod ZUS na ul. Orzeszkowej, gdyż jeden to jest Oddział a drugi ( na Orzeszkowej ) to Inspektorat.
Odział ma wyższą rangę niż Inspektorat.
ZUS I Oddział w Warszawie
00-917 Warszawa, ul. Senatorska 6/8
Zasięg terytorialny:
Miasto: Warszawa - dzielnice: Śródmieście
( dla biur wirtualnych ul. Złota 7 lokal 28 oraz ul. Mazowiecka 11 lokal 49 )
ZUS Inspektorat Warszawa-Ochota
(podlega pod: ZUS I Oddział w Warszawie)
02-374 Warszawa, ul. E. Orzeszkowej 14
( dla biura wirtualnego Al. Jerozolimskie 85 lokal 21 )

Który urząd skarbowy jest właściwy dla biur wirtualnych?

Biura wirtualne ul. Złota 7 lokal 28 oraz ul. Mazowiecka 11 lokal 49 podlegają pod Pierwszy US Warszawa Śródmieście. Urząd ten znajduje się na ulicy Lindleya 14, 02-013 Warszawa. Biuro wirtualne Al. Jerozolimskie 85 lokal 21 podlega pod Trzeci US Warszawa Śródmieście. Urząd ten znajduje się w tym samym budynku co Pierwszy US Warszawa Śródmieście. Ulica Lindleya 14 jest kilka kroków od biura wirtualnego Al. Jerozolimskie 85 lokal 21.

Wypowiadanie umowy

Jak wypowiedzieć umowę o wirtualne biuro i ile trwa okres wypowiedzenia?

Najprościej jest napisać email z adresu podanego w umowie, że wypowiadasz umowę z zachowaniem umownego czasu wypowiedzenia. Można też napisać do nas przez panel klienta.
Okres wypowiedzenia to trochę więcej niż jeden miesiąc, gdyż okres jest miesięczny ze skutkiem na koniec kolejnego miesiąca.