Zakładanie spółki z o.o. przez internet – grudzień 2018 r.

Spółka z o.o., która została założona dla przykładu to VSL-System sp. z o.o., nr KRS 0000764453.
Spółka ta jako adres przyjęła wirtualne biuro ul. Mazowiecka – Warszawa.

Od czego zacząć ? Rejestracja czy umowa na wirtualne biuro ?

Przede wszystkim musimy się upewnić, że wiemy co to jest profil zaufany i jeśli wiemy to czy go posiadamy.
Zdobycie profilu zaufanego opisywane było na naszej stronie już w roku 2013 w artykule :
Jak zmienić wpis do ewidencji działalności gospodarczej ( CEIDG ) przez internet ?
Tym razem za pomocą profilu zaufanego posłużymy się stroną Ministerstwa Sprawiedliwości http://ekrs.ms.gov.pl/s24/
Na samym dole tej strony jest przycisk "utwórz konto". Musimy utworzyć konto w EKRS a profil zaufany posłuży do podpisywania wszystkiego co trzeba będzie cyfrowo podpisać. Na tym etapie nie potrzebujemy więc umowy na wirtualne biuro, gdyż na stronie www naszego biura :
Pod jakie urzędy podlegamy – urzędy dla ul. Mazowiecka 11
jest napisane coś takiego :
"Zezwalamy na umieszczanie naszego pełnego adresu ul. Mazowiecka 11 lokal 49 w KRS lub CEIDG podczas elektronicznych rejestracji spółek czy działalności, pod warunkiem zawarcia z nami umowy w terminie późniejszym, ale bez zbędnej zwłoki  ..."

Co robimy w EKRS ?

Nasze zadania dotyczące wygenerowania szeregu dokumentów przy tworzeniu spółki z o.o. opisane są w poradniku na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii :
http://www.biznes.gov.pl/pl/firma/zakladanie-firmy/chce-zalozyc-spolke-z-o-o/rejestracja-spolki-z-o-o-przez-internet
W EKRS wygenerować więc mamy ( zakładka dokumenty ) :
- umowę spółki z o.o., w której wybieramy pasującą nam treść z dostępnych w niej opcji,
- oświadczenie o wniesieniu kapitału,
- listę wspólników.
Po stworzeniu i podpisaniu za pomocą profilu zaufanego ww. dokumentów przechodzimy do zakładki wnioski i w niej generujemy wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców.
Na samym końcu należy gdzieś poszukać opcji opłacenia tego wniosku. Z tego co pamiętam przycisk był w mało intuicyjnym miejscu, chyba na dole wniosku, ale widoczny dopiero po zapisaniu wniosku – czyli trzeba wejść we wniosek drugi raz po jego zapisaniu i szukać przycisku typu opłać wniosek.
Po opłaceniu wniosku co prawda nasze działania w sieci można uznać za zakończone, ale należy podjąć działania "w realu".
Zanim opiszemy działania "w realu" pragnę przypomnieć, iż podpisywanie profilem zaufanym odbywa się przez tyle profili zaufanych, ile osób występuje w dokumentacji. Jeśli osoba X jest prezesem a osoba Y jest właścicielem spółki to na komputerze trzeba będzie zalogować raz jeden a raz drugi profil zaufany tych osób. Najlepiej więc, gdyby te dwie osoby spotkały się przy jednym komputerze.

Co robimy "w realu" ?

Wygooglowaliśmy, że trzeba złożyć oświadczenie, że spółka nie jest cudzoziemcem i posłać do KRS – w liście zawrzeć sygnatury z rejestracji spółki, żeby to w KRS gdzieś dotarło :
oświadczenie, że spółka z o.o. nie jest cudzoziemcem
Jedynie co jest dziwne w powyższym oświadczeniu to rok 1920, ale taki wzorzec udało nam się wygooglować.
Dodatkowo KRS poprzez EKRS wysłał nam pismo, że należy złożyć w realu pisma o adresach do korespondencji, więc stworzyliśmy coś takiego :
oświadczenie o adresie prezesa spółki z o.o.
oświadczenie o adresie wspólnika spółki z o.o.

Co robimy dalej i po rejestracji spółki w KRS ?

Spółka ma złożyć formularz PCC-3 w ciągu 14 dni od zawarcia umowy spółki oraz formularz NIP-8 w ciągu 21 dni od rejestracji spółki w KRS. Jeśli spółka jest płatnikiem ZUS to formularz NIP-8 ma złożyć do 7 dni.
Do formularza NIP-8 potrzebny jest numer konta spółki i umowa na wirtualne biuro, co omawiamy akapit niżej.
Podatek PCC wychodzi 23 zł od kapitału spółki 5000 zł i należy go wpłacić w takim samym terminie jak składa się PCC-3.
Konto do wpłaty googlujemy na stronach internetowych wpisując frazę "pierwszy urząd skarbowy warszawa-śródmieście konta". Wygooglowana strona najlepiej by w adresie www miała fragment GOV jak government, czyli, żeby była to strona rządowa a nie strona jakiegoś hakera np.
http://www.mazowieckie.kas.gov.pl/pierwszy-urzad-skarbowy-warszawa-srodmiescie/organizacja/numery-rachunkow-bankowych
Na stronie szukamy słowa PCC i numeru konta z nim związanego.
Wpłaty może dokonać wspólnik z własnego konta, bo spółka z o.o. nie ma jeszcze konta. Wpłata będzie stanowiła pożyczkę wspólnika dla spółki z o.o. Należy notować kwoty wszelkich pożyczek udzielanych spółce. Pożyczka od wspólnika zwolniona jest z PCC ( kolejnego PCC, które mogłoby być znowu do wpłaty ).
Tutaj nasze formularze :
formularz NIP-8 pusty
formularz PCC-3 pusty
NIP-8 przykład wypełnienia sp. z o.o. po rejestracji strona 1
NIP-8 przykład wypełnienia sp. z o.o. po rejestracji strona 2
NIP-8 przykład wypełnienia sp. z o.o. po rejestracji strona 3
NIP-8 przykład wypełnienia sp. z o.o. po rejestracji strona 4
PCC-3 przykład wypełnienia sp. z o.o. po rejestracji strona 1
PCC-3 przykład wypełnienia sp. z o.o. po rejestracji strona 2
PCC-3 przykład wypełnienia sp. z o.o. po rejestracji strona 3
Do dnia 22 stycznia 2019 r. nie otrzymaliśmy żadnych "narzekań" ze strony urzędu na ewentualne błędy wypełnienia, więc jest szansa, że powyższe formularze są dobrze wypełnione.

Co robimy przed złożeniem NIP-8 ?

Od razu po rejestracji spółki w KRS, spółka otrzymuje NIP i Regon.
Numery te znajdziemy w odpisie KRS.
Odpis wyszukujemy i ściągamy w PDF spod adresu :
http://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu
Możemy teraz udać się do wirtualnego biura w celu podpisania umowy najmu ( umowy o wirtualne biuro ). Oczywiście umowę taką można zawrzeć także za pomocą emaila i poczty, w szczególności jeśli ktoś jest z innego miasta i nie bywa w centrum Warszawy a chciałby by jego spółka miała za swą siedzibę warszawski adres biura wirtualnego.
Należy również zawrzeć umowę o konto bankowe dla spółki z o.o. Przykładowe konto jest w Credit Agricole i kosztuje 10 zł miesięcznie. W większości dużych banków uda nam się założyć konto dla spółki z o.o., ale bywają też na rynku banki, które obsługują jedynie osoby fizyczne.
Do banku potrzebny jest :
- odpis KRS,
- prezes spółki ( lub zarząd ) z dowodem osobistym,
- prezes spółki ma znać adres zamieszkania beneficjenta spółki, czyli właściciela, gdyż będzie o to pytany na rozmowie w banku.
Spółka powinna też podpisać umowę z biurem rachunkowym.
Adres wirtualnego biura, adres biura rachunkowego i numer konta firmowego w banku należy wpisać do wymienionego już wcześniej formularza NIP-8.
Ponieważ nasza spółka nie była rejestrowana do VAT ( czynny podatnik VAT ) to proces ten nie jest tu opisany.
Na koniec przypominamy, iż wymienione wyżej formularze i procedury są aktualne w grudniu 2018 roku i nikt nie wie jak długo będą aktualne, aczkolwiek w przyszłości to wszystko będzie zapewne wyglądało w miarę podobnie, chyba, że rządzący zlikwidują KRS.

Zakładanie spółki z o.o. a jej likwidacja

Na koniec należy dodać, iż bez rejestracji do VAT założenie spółki zajęło około pół miesiąca, co uważamy, że nie jest jakimś tragicznie długim okresem. Uważamy też, że procedura nie jest bardzo skomplikowana. Nie jest prosta, ale też da się wszystko co z nią związane wygooglować. Jest dość podobna do programowania w PHP. Co ktoś chce napisać w PHP to jest w stanie wygooglować w internecie na forach czy też w postaci jakiegoś przykładu. Warto tu jednak dodać, iż należy dobrze się zastanowić czy spółka z o.o. jest nam potrzebna, bo likwidacja spółki to już nie jest kwestia 14 dni. Likwidacja spółki VSL Management sp z o.o. trwa już praktycznie rok :
Likwidacja spółki z o.o. w 2018 r. bez wychodzenia z domu

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.
Niniejszy artykuł to jedynie opis prywatnych przeżyć i opinii osoby zakładającej sobie spółkę. We wszelkich sprawach związanych z zakładaniem spółki prosimy o skontaktowanie się z kompetentną osobą inkasującą 3000 zł wzwyż.
Nie bierzemy odpowiedzialności za wszelkie skutki zastosowania się do powyższego tekstu. Zakładając własną spółkę jesteś całkowicie odpowiedzialny/odpowiedzialna za dokonywanie własnych, niezależnych ocen i analiz prawnych.

Zespół VSL-System