Wirtualne biuro a nadanie numeru NIP

Autorem artykułu dla wirtualnego biura jest radca prawny Jakub Bonowicz.

Radca Prawny Jakub Bonowicz prowadzi Kancelarię w Łodzi i Piotrkowie Trybunalskim, ale sprawy obsługuje również w Warszawie oraz innych miastach na terenie kraju.

Kancelaria świadczy pomoc prawną dla przedsiębiorców z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego, prawa własności intelektualnej, autorskiego oraz prawa e-commerce, a także pomoc w prowadzeniu sporów z organami podatkowymi i organami administracji, w tym również usługi reprezentacji przed tymi organami jak i sądami administracyjnymi ( wojewódzkimi sądami administracyjnymi i Naczelnym Sądem Administracyjnym ).

Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się przez ten formularz :

FORMULARZ DO RADCY PRAWNEGO : ZADAJ PYTANIE RADCY PRAWNEMU .

Nie było jeszcze w naszym wirtualnym biurze problemów z uzyskaniem NIP, ale wolimy dmuchać na zimne.

Niniejszy artykuł ma odpowiedzieć na pytanie czy jeśli rejestrowana jest firma pod adresem wirtualnego biura to urząd skarbowy może odmówić nadania numeru NIP. Sytuacje takie się u nas, w naszym wirtualnym biurze w Warszawie, co prawda nie zdażały, ale od czasu do czasu telefonująca do nas osoba, która chce zostać naszym klientem takie pytanie zadaje. Pora więc na odpowiedź.

W ostatnich latach coraz popularniejsze stało się zakładanie biur wirtualnych, co jest wyrazem powszechnej tendencji outsourcingu usług. Korzyści w postaci posiadania siedziby, sekretarki czy możliwość wynajęcia sali konferencyjnej na spotkanie biznesowe są oczywiste, dlatego wielu małych i średnich przedsiębiorców, dążąc do minimalizacji kosztów, coraz chętniej decyduje się na ten ruch.

Z drugiej strony, wiadomym jest, iż mówi się o utrudnianiu podjęcia działalności gospodarczej przez urzędy skarbowe, które często opieszale rozpatrują wnioski o nadanie NIP, a nawet próbują odmawiać ich uwzględnienia.
Dowód - artykuł z dnia 1 lipca 2013 roku "Skarbówka dręczy przedsiębiorców", Dziennik Gazeta Prawna

Czy takie działania organów administracji podatkowej są zgodne z prawem i jakie środki ochrony prawnej przysługują przedsiębiorcom w takiej sytuacji ? Ile dni US ma na nadanie NIP-u na przykład dla nowo rejestrowanej spółki ?

W czasach trudnej koniunktury gospodarczej coraz częściej mówi się o rozwiązaniach outsourcingowych usług biurowych, które pozwolą przedsiębiorcy zaoszczędzić pieniądze na wynajęciu lokalu, zatrudnieniu sekretarki, opłatach za prąd, telefon itp. W ten właśnie sposób działają biura wirtualne. Za niewielką miesięczną opłatą przedsiębiorca uzyskuje więc możliwość prowadzenia działalności gospodarczej w danym miejscu, bez konieczności fizycznego przebywania w biurze.
Rejestruje pod adresem biura siedzibę swojej firmy, na który również będzie adresowana wszelka korespondencja. Na miejscu sekretarka zatrudniona przez właściciela lokalu biurowego zajmuje się z kolei odbieraniem telefonów, przesyłek pocztowych lub pism urzędowych, które następnie są przekazywane właścicielowi firmy.
Dostęp do biura jest dla przedsiębiorcy jednak ograniczony. Najczęściej przysługuje mu miesięcznie kilka godzin, podczas których może, bez dodatkowej opłaty, prowadzić w nim swoje interesy. Nie wolno mu też wnosić żadnych urządzeń do lokalu ( przypis prezesa spółki VSL DEVELOPMENT sp. z o.o. - umowa z naszym wirtualnym biurem nie zawiera aż takich zakazów, ale wnoszenie rzeczy odbywa się na własną odpowiedzialność i najczęściej na czas spotkań z kontrahentami ), ani też niczego stamtąd zabierać, bowiem umowa najczęściej stanowi, że wszystkie przedmioty wewnątrz biura należą do wynajmującego.

W świetle powyższego uzasadnione jest często padające pytanie o legalność takiego prowadzenia działalności gospodarczej.

Skoro bowiem przedsiębiorca w rzeczywistości nie przebywa w siedzibie firmy i interesy prowadzi najczęściej poza nią, to powstaje podejrzenie co do niezgodności z prawem rejestracji jako siedzibę biura wirtualnego. W konsekwencji, w niektórych przypadkach urzędy skarbowe np. przewlekają procedurę nadania numeru NIP.

Jakby więc mogła wyglądać sprawa z Urzędem Skarbowym w sądzie ?

Podstawowe znaczenie dla zagadnienia nadania numeru NIP ma ustawa o zasadach ewidencji
podatników i płatników.

Zgodnie z art. 5 ustawy, podatnik powinien złożyć zgłoszenie identyfikacyjne, zawierające w przypadku osób niebędących osobami fizycznymi m.in.: firmę, adres siedziby, numer REGON itp.
Zgodnie z art. 8a i 8b ustawy, Naczelnik Urzędu Skarbowego obligatoryjnie nadaje numer NIP po spełnieniu wymogów wniosku. Oznacza to, że decyzja tego organu podatkowego nie jest dowolna i nie może on wtedy odmówić nadania numeru NIP.

Warto zaznaczyć, że Naczelnik jest związany terminem 3-dniowym od daty zgłoszenia wniosku, natomiast w przypadku osób fizycznych rozpoczynających działalność gospodarczą termin ten jest krótszy i wynosi 1 dzień.

Art. 8c stanowi o sytuacjach, gdy Naczelnik może odmówić nadania numeru NIP, tj. gdy wniosek nie spełnia wymogów formalnych z art. 5, albo nie można stwierdzić tożsamości lub istnienia podmiotu oraz gdy podmiot ma już swój NIP. Unieważnić NIP można natomiast gdy nadano go wiele razy, lub na podstawie fałszywych lub fikcyjnych danych. Trzeba podkreślić, że katalog tych przesłanek ma charakter zamknięty, czyli są jedynymi podstawami dla wydania decyzji o takiej treści.

Dotychczasowe sprawy sądowe o brak nadania NIP w różnych miejscach kraju

W analogicznym stanie prawnym do omawianego, prawidłowej interpretacji prawa dokonał Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu, wydając wyrok w sprawie o sygn. I SA/Wr 284/12. Sprawa dotyczyła spółki cywilnej, która wystąpiła z wnioskiem o nadanie numeru NIP. Organ podatkowy odmówił nadania NIP z uwagi na fakt, iż jego zdaniem spółka cywilna nie może być podatnikiem w rozumieniu przepisów ustawy. Według urzędu skarbowego, a w postępowaniu odwoławczym- również izby skarbowej, by być podatnikiem i uzyskać numer NIP, należy być podatnikiem w rozumieniu innych ustaw, np. podatku VAT czy podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli zatrudnia pracowników. Organ więc uzależnił rejestrację od faktu bycia podatnikiem innych podatków. Z taką argumentacją nie zgodził się WSA we Wrocławiu, który stwierdził, iż w art. 5 ustawy o zasadach ewidencji podatników i płatników dokonano precyzyjnego określenia, jakie warunki należy spełnić, by otrzymać NIP, natomiast w art. 8c dokonano wyliczenia sytuacji, gdy nadania NIP można odmówić. Okoliczność, że osoba reprezentująca podmioty tworzące spółkę podejmowała w przeszłości działania polegające na zakładaniu innych spółek na podstawie umów pozorowanych, co zostało potwierdzone przez Sąd Rejonowy, nie może mieć wpływu na kwestię nadania numeru NIP. W ocenie Sądu w sytuacji gdy spółka cywilna w świetle przepisu art. 2 ustawy o ewidencji i identyfikacji podatników i płatników może ubiegać się o nadanie identyfikatora podatkowego, spełnia warunki formalne z art. 5 oraz nie spełnia przesłanki z art. 8c cytowanej ustawy brak jest podstaw do odmowy nadania numeru NIP.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie braku nadania NIP

Stanowisko to, iż muszą istnieć ścisłe podstawy dla wydania decyzji odmownej w przedmiocie nadania numeru identyfikacji podatkowej, podzielił również Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
wyrokiem z 14 marca 2013 r. (sygn. C-527/11). Orzeczenie to dotyczyło co prawda rejestracji podmiotu jako podatnika VAT, ale problem jest analogiczny. W wyroku stwierdzono: Artykuły 213, 214 i 273 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej należy interpretować w ten sposób, że stoją one na przeszkodzie temu, by organ skarbowy państwa członkowskiego odmawiał nadania numeru identyfikacji podatkowej do celów podatku od wartości dodanej spółce z tego tylko powodu, że w mniemaniu tego organu nie posiada ona środków materialnych, technicznych i finansowych do wykonywania zgłaszanej działalności gospodarczej oraz że właścicielowi udziałów tej spółki uprzednio wielokrotnie nadawano taki numer dla innych przedsiębiorstw, które nie prowadziły rzeczywistej działalności gospodarczej oraz których udziały były przekazywane innym osobom wkrótce po otrzymaniu rzeczonego numeru, jeżeli dany organ skarbowy nie ustali, w świetle obiektywnych czynników, że istnieją poważne przesłanki pozwalające podejrzewać, iż nadany numer identyfikacji podatkowej do celów podatku od wartości dodanej zostanie wykorzystany do popełnienia oszustwa.
Do sądu odsyłającego należy dokonanie oceny, czy wskazany organ skarbowy przedstawił poważne przesłanki istnienia groźby oszustwa w sprawie będącej przedmiotem postępowania głównego. Z wykładni zaprezentowanej powyżej niezbicie wynika, że organ podatkowy może odmówić nadania numeru NIP tylko
i wyłącznie w razie zaistnienia istotnych, obiektywnych przesłanek skłaniających do uznania, że dane przedsiębiorstwo zostanie utworzone w celu popełniana oszustw.

A contrario więc organ podatkowy nie może odmówić rejestracji tylko dlatego, że np. w jego mniemaniu brak jest miejsca w biurze, by móc odbywać spotkania z klientami.

Na marginesie można wskazać, że przytoczony wyżej argument urzędu skarbowego, iż siedziba spółki z o.o. jest zbyt mała, by mogły w niej mieć miejsce zebrania udziałowców, jest bezzasadny. Po pierwsze, gdy np. spółka ma dwóch wspólników, bez problemów mogą oni odbyć zgromadzenie nawet na bardzo niewielkiej powierzchni. Po drugie, zgodnie z art. 234 §1 kodeksu spółek handlowych "zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej". Wniosek – wystarczy w umowie spółki napisać, że zgromadzenie może odbyć się w innym miejscu niż siedziba spółki. A nawet jeśli brak takiego przepisu, to sytuację "ratuje" art. 234 §2 k.s.h. – "zgromadzenie wspólników może odbyć się również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej [tzn. nawet wtedy, gdy umowa tego nie przewiduje], jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie".

Ponieważ wyroki Trybunału są wiążące, to wszelkie organy władzy publicznej danego kraju członkowskiego UE są obowiązane do ich przestrzegania. Niewątpliwie wyroki TSUE zawierające wykładnię przepisów prawa wspólnotowego obowiązują także poza konkretną sprawą, co też stwierdził NSA wyrokiem z 11 marca 2010 r., o sygn. I GSK 192/10.

W doktrynie podkreśla się, że wyroki TSUE można wykorzystywać w sporach z organami podatkowymi,
jak również przed sądami administracyjnymi, zatem stanowią dużą wartość dla każdego podatnika.

Podatnikowi, który znalazł się w sytuacji odmowy nadania NIP ( aczkolwiek podkreślamy, iż w naszym wirtualnym biurze takiej sytuacji nie było - przypis prezesa spółki VSL DEVELOPMENT sp. z o.o. )
lub też nie wydano decyzji w ogóle, powinien skorzystać ze środków ochrony prawnej, przewidzianych przez prawo. Po pierwsze więc, jeżeli organ nie wyda decyzji w sprawie, na co w tej sprawie ma 3 dni lub 1 dzień, petentowi przysługuje na gruncie art. 141 Ordynacji Podatkowej, skarga na bezczynność do organu podatkowego wyższego stopnia, a więc w tej sprawie do Dyrektora Izby Skarbowej. Może on nakazać dodatkowy termin na załatwienie sprawy oraz zażądać wyjaśnienia przyczyn i ustalenie osób winnych naruszeniu terminu.

Jeśli i to nie poskutkuje, podatnik może wnieść skargę na bezczynność organu do wojewódzkiego sadu administracyjnego właściwego ze względu na siedzibę organu podatkowego.

Jeżeli wydano decyzję odmowną, to osobie przysługuje odwołanie od decyzji do organu odwoławczego
- jest nim również Dyrektor Izby Skarbowej. Załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy,
a w razie przeprowadzenia rozprawy - termin ten wydłuża się do 3 miesięcy.

Odwołanie w postępowaniu podatkowym ma sformalizowany charakter, zgodnie z art. 222 Ordynacji podatkowej musi zawierać zarzuty przeciw decyzji, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie (stąd winno ono być sporządzone przez prawnika lub doradcę podatkowego). Skargę na decyzję organu odwoławczego można z kolei złożyć w terminie 30 dni od doręczenia decyzji do sądu administracyjnego. Warto również zauważyć, że na gruncie art. 142 Ordynacji Podatkowej pracownik, który nie załatwił sprawy w terminie, może ponieść odpowiedzialność dyscyplinarną oraz inną, przewidzianą przepisami ustawy. Przepis ten daje podstawę dla zawiadomienia urzędu kontroli skarbowej o bezczynności danego urzędu skarbowego, dzięki czemu może zostać przeprowadzone postępowanie kontrolne wobec urzędu skarbowego.

Niewątpliwie biura wirtualne stają się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem dla wielu przedsiębiorców, jednak nie idzie za tym ugruntowanie praktyki organów podatkowych.
Bezzasadna odmowa nadania NIP ( aczkolwiek podkreślamy, iż w naszym wirtualnym biurze takiej sytuacji nie było - przypis prezesa spółki VSL DEVELOPMENT sp. z o.o. ), jak wykazano powyżej, jest działaniem niezgodnym z prawem i należy mieć nadzieje, że wyżej opisane stanowiska sądów będą podzielane przez inne sądy i organy podatkowe.

Problem faktycznego uniemożliwienia podjęcia działalności gospodarczej przez urząd skarbowy setkom osób pozostaje jednak aktualny i wymaga podjęcia konkretnych działań przez ustawodawcę, by ukrócić opisywane praktyki organów skarbowych i wymusić na nich przestrzeganie prawa.