Jak rozliczać wyjazd służbowy ?

Delegacje służbowe – rozliczenia i ważne kwestie

Wyjazd pracownika do siedziby innej firmy w celu spełnienia określonego dla firmy zadania nazywana jest podróżą służbową. O jej zasadności, czasie trwania i celach decyduje pracodawca, który musi przy tym zwrócić uwagę na kilka istotnych czynników, a także uczulić na nie pracownika. W zależności od tego w jakim stopniu sformalizowane jest przedsiębiorstwo, pracownik wyjeżdża w oparciu o polecenie ustne albo specjalny druk.

Jak rozliczać wyjazd służbowy ?

Każdy pracownik powinien otrzymać na czas wyjazdu dietę, ale nie tylko – przysługują mu również zwroty kosztów przejazdów, noclegów, wejściówek i innych wydatków związanych z pełnioną dla firmy misją. Dotyczy to zarówno spółek skarbu państwa, jak też sektora prywatnego. Aby właściwie rozliczyć wyjazd służbowy, konieczne jest przedstawienie przez pracownika dokumentów, będących potwierdzeniem poniesionych wydatków. Do dokumentów tych zaliczamy bilety, faktury i rachunki, a do tego ewidencję przebiegu pojazdu (liczba pokonanych kilometrów, stawka za przejechany kilometr, opis trasy itd.).

Warto wiedzieć, że inaczej wygląda kwestia rozliczania wyjazdu w kraju, a inaczej za granicę. Jeżeli pracodawca wysyła pracownika w podróż za granicę, rozliczeń dokonuje się w momencie przekroczenia granicy (gdy pracownik jedzie samochodem) albo w chwili startu samolotu lub wypłynięcia statku (gdy podróżuje liniami lotniczymi lub morskimi). Za jedną dobę spędzoną za granicą pracownikowi przysługuje pełna dieta, w przypadku maksymalnie 8 godzin pobytu za granicą 1/3, 8-12 godzin do połowy diety, a 12- 24 godzin – również przysługuje pełna dieta.

Problem zgubionego biletu

W przypadku zgubienia, zniszczenia albo kradzieży biletu będącego dowodem na koszty poniesione z tytułu podróży, konieczne jest przedstawienie pracodawcy specjalnego oświadczenia, w którym ujmuje wszystkie kwestie. Decyzja czy zwrócić pracownikowi poniesione koszty należy do pracodawcy – chociaż w teorii problem ten może być skierowany nawet do sądu pracy, w praktyce zdarza się to niezwykle rzadko. Trzeba przy okazji nadmienić, że to pracodawca wybiera sposób podroży pracownika – nie tylko rodzaj środka lokomocji, ale również wszelkiego rodzaju szczegóły, takie jak chociażby klasa miejsca w samolocie czy typ pociągu.

O tym trzeba pamiętać !

Wysyłając pracownika za granicę, pracodawca musi pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Po pierwsze o tym, by podczas podróży do innych krajów Unii Europejskiej posiadał kartę EKUZ, która uprawnia go do korzystania z usług zagranicznej służby zdrowia – nie jest to obowiązek, ale przydatne rozwiązanie np. w przypadku nieszczęśliwego wypadku. Warto także wiedzieć, że chociaż większość należności wynikających z podróży służbowej należy do przychodów zwolnionych z opodatkowania, tak w niektórych przypadkach jest odwrotnie – mowa tutaj chociażby o wizach czy szczepieniach. Dodatkowo część wydatków nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, jak w przypadku niektórych ubezpieczeń albo nadwyżek przejechanych kilometrów.

Spółki zarejestrowane w centrum Warszawy w ramach usługi adres dla firm - wirtualne biuro,
we wszelkich sprawach związanych z obsługą pracowników mogą zwracać się do współpracującej
z naszym biurem księgowej.

Autor : Maciej Wiśniewski.
Data utworzenia : 10 luty 2016 r.