Jak korzystać z wirtualnego biura ?
Niniejszy poradnik ma za cel uświadomić potencjalnym klientom, w jaki sposób korzystać z wirtualnego biura.
Wirtualne biuro polega na oferowaniu adresu na siedzibę firmy oraz na obsłudze przychodzącej do tejże siedziby korespondencji.
W zawieranych umowach właściciel lokalu zgadza się na zarejestrowanie pod adresem lokalu siedziby spółki, działalności gospodarczej,
stowarzyszenia, fundacji, itd.
Na podstawie umowy najmu klient wirtualnego biura może przebywać w lokalu a nawet coś w nim przechowywać.
Przede wszystkim w
lokalu można przebywać w celu odebrania korespondencji dla swojej firmy, ale też organy każdej firmy mają prawo
przebywać po pięć godzin w miesiącu w sali do odbywania spotkań.
Sale spotkań są integralnymi częściami lokalu wirtualnego biura.
W związku z tym istnieje możliwość prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej w lokalu wirtualnego biura, o ile
wybrana branża polega na spotkaniach z kontrahentami.
Branże są bardzo różne np. kopalnia węgla mogłaby mieć swoją siedzibę w biurze wirtualnym, ale dodatkowym
miejscem prowadzenia działalności byłaby działka, w której jest podziemny szyb.
Inaczej by było z małą firmą ubezpieczeniową, której prezes spotykałby się z klientami w sali spotkań biura wirtualnego, by zawrzeć umowę
o ubezpieczenie.
Zagadnienie siedziby firmy
Siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający, co dodatkowo precyzuje Rozporządzenie Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. :
"miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa".
Jest to Artykuł 10 tegoż Rozporządzenia i stosowany jest on do badania, gdzie powinna być siedziba osoby prawnej, gdyż stanowi wykładnię, jakim trybem myślenia należy iść. Punkt drugi tego artykułu mówi wyraźnie :
"W celu ustalenia miejsca, o którym mowa w ust. 1, uwzględnia się miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, adres zarejestrowanej siedziby przedsiębiorstwa, i miejsce posiedzeń zarządu przedsiębiorstwa."
Przytoczmy jeszcze raz cały Artykuł 10 oraz część Artykułu 11 z
oznaczeniem najważniejszych fragmentów dla wirtualnego biura :
Artykuł 10
1. Na użytek stosowania art. 44 i 45 dyrektywy 2006/112/WE „miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika” jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa.
2. W celu ustalenia miejsca, o którym mowa w ust. 1, uwzględnia się miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, adres zarejestrowanej siedziby przedsiębiorstwa, i miejsce posiedzeń zarządu przedsiębiorstwa. W przypadku gdy te kryteria nie pozwalają z całkowitą pewnością określić miejsca siedziby działalności gospodarczej podatnika, decydującym kryterium jest miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem.
3. Sam adres pocztowy nie może być uznany za miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika.
Artykuł 11
1. Na użytek stosowania art. 44 dyrektywy 2006/112/WE „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
2. Na użytek stosowania następujących artykułów „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu świadczenie usług, które wykonuje...
Należy więc zwrócić tu uwagę, jak ważnym dla wirtualnego biura elementem są sale do spotkań oraz należy podkreślić, iż korzystanie z nich przez zarówno zarządy spółek czy samych wspólników jest po prostu obowiązkowe. Oczywiście można sobie wyobrazić, iż kluczowe decyzje dla spółki są podejmowane na posiedzeniu zarządu tylko raz w roku. Żadna spółka nie zwołuje przecież posiedzeń zarządu co tydzień. Warto jednak zapamiętać, iż takie kluczowe decyzje muszą odbyć się pod adresem wirtualnego biura. Należy też zwrócić uwagę na same zgłoszenia do KRS czy Urzędu Skarbowego. Adres wirtualnego biura nie może być wpisywany wszędzie w formularzach, gdzie jest jakiekolwiek miejsce na wpisanie adresu. Wirtualne biuro na pewno może być adresem siedziby firmy i adresem do korespondencji, natomiast czy jest miejscem prowadzenia działalności gospodarczej to już zależy od konkretnej branży. Inaczej będzie w przypadku wspomnianej kopalni węgla a całkowicie inaczej, gdy ktoś prowadzi małą firmę ubezpieczeniową i w salach spotkań wirtualnego biura zawiera umowy ze swoimi klientami. Należy więc dokonać analizy czy Państwa firma oprócz siedziby ma jeszcze jakieś lokale np. magazyn, plac, sklep i jaki jest rodzaj wykonywanej przez Państwa działalności – czy jest to działalność wykonywana pracą fizyczną w konkretnym miejscu czy działalność wykonywana na laptopie np. programowanie, który jak najbardziej da się umieścić w sali do spotkań i faktycznie tam przychodzić programować.
Pośpiech, koronawirus i konkurencja z Azją
Mamy nadzieję, iż Unia Europejska a zarazem polskie urzędy skarbowe, które bardzo precyzyjnie przyglądają się swoim podatnikom nie zawieszą się na rozważaniach czy firma X mogła czy nie mogła mieć siedziby w biurze Y, gdyż niekończące się rozważania czym jest siedziba firmy mogą doprowadzić do zużycia się lokalnych przedsiębiorców ( na których i tak już niekorzystnie działa demografia ) na takie procesy sądowe jak I SA/Gd 657/21 ( gdzie Sąd przyznaje rację przedsiębiorcy, któremu zabrano numer NIP tylko dlatego, że drzwi do spółki były zamknięte, gdy bez zapowiedzi przyszedł urzędnik ) i zastąpienia ich przedsiębiorcami z Azji, którzy siedzibę będą mieć w miejscowościach, których urzędnicy skarbowi nie będą w stanie wymówić ani znaleźć na mapie. Firmę nie zakłada się po to, by latami rozważać czym jest jej siedziba i czy została ustanowiona w odpowiednim miejscu, tylko zakłada się ją dla zysku. Zysk jest opodatkowywany i część z niego trafia do osób najuboższych, którzy dzięki temu mogą kupić sobie jakąś książkę, laptopa, albo pójść na studia. Programy socjalne ustanowione w ostatnich latach są niewątpliwym sukcesem, którego nie można zmarnować. Mamy nadzieję, iż pewnego dnia przepisy Unii Europejskiej będą dawały przedsiębiorcy możliwość wyboru adresu swojej siedziby bez konieczności zbierania dowodów i świadków, że w siedzibie podjął kluczowe dla spółki decyzje i bez strachu o swój NIP, jak z siedziby na chwile wyjdzie coś załatwić. Przy okazji warto wspomnieć, iż ustanawiając siedzibę firmy w biurze wirtualnym od razu nabywamy świadków w postaci pracujących tam osób a lokal wirtualnego biura jest czynny w typowych godzinach urzędowych w dni powszednie. Dodatkowo jest on wyposażony w sprzęt niezbędny do odbywania posiedzeń zarządów tj. w sale do spotkań, czyli małe salki konferencyjne. W dobie ciągłego pośpiechu oraz pandemii koronawirusa warto mieć siedzibę swojej firmy w miejscu, które jest otwarte na co dzień i posiada dobrze przeszkolony personel.
Na co zwrócić uwagę szukając i wybierając wirtualne biuro ?
Wirtualne biura są bardzo różne, w szczególności mogą być to obiekty mniejsze lub większe. Analizując powyższe zapisy dotyczące legalności siedziby firmy, należy zwrócić uwagę przede wszystkim na to czy pod adresem wirtualnego biura są sale do spotkań. Warto więc pod adres wirtualnego biura przejść się osobiście przed podpisaniem umowy i zweryfikować czy sale są puste, czy nie ma na nie zbyt dużego obłożenia, czy drzwi do sal są zamykane, czy drzwi do sal są nowe czy stare, jakiej grubości są te drzwi a może są to drzwi dźwiękoizolacyjne. Sale spotkań lub sale konferencyjne to obecnie najważniejszy element biura wirtualnego, gdyż muszą dawać poczucie zarówno zarządowi spółki jak i kontroli skarbowej, że mogą bez problemu służyć do odbycia posiedzenia zarządu, by podjąć kluczowe dla spółki decyzje. Tak jak pisaliśmy już w innych częściach naszej witryny, ważną sprawą jest kwestia własności lokalu, w którym jest wirtualne biuro. Najlepsza sytuacja to taka, kiedy właściciel bezpośrednio jest osobą prowadzącą wirtualne biura. Warto także zwrócić uwagę, by wirtualne biuro mieściło się w Warszawie a najlepiej w Śródmieściu Warszawy. W tej dzielnicy mamy do czynienia z dużym namnożeniem wszelkiego typu firm, spółek kapitałowych, stowarzyszeń czy wszelkiego rodzaju działalności. Z tego prostego faktu wynika, że nie staniemy się jakimś większym podatnikiem, bo zawsze będą więksi i inni w dużych ilościach a co za tym idzie nie trafimy pod lupę urzędników.
Podsumowanie dotyczące biur wirtualnych
Pamiętajmy, że wirtualne biuro nie powinno być jedynie wirtualnym adresem, ale zawierać w sobie sekretariat czy sale do spotkań a właściciel wirtualnego biura najlepiej by był także właścicielem lokalu i prowadził kilka wirtualnych biur od dłuższego czasu. Najlepszą lokalizacją dla wirtualnych biur jest Warszawa Śródmieście.
Oczekiwania niektórych urzędów skarbowych kontra praktyka międzynarodowa - biura wirtualne w UE
Obecnie nadal przynajmniej niektórzy urzędnicy skarbowi uważają, iż idąc pod adres siedziby
firmy zastaną tam zarząd spółki. Tak wynika z lektury wyżej przywołanej sprawy I SA/Gd 657/21.
Ponieważ urzędnicy nie zastali zarządu tylko tak zwanego ciecia, który stwierdził, iż zarząd przychodzi
tylko do skrzynki pocztowej od czasu do czasu to firma straciła numer NIP, który odzyskała dopiero w sądzie.
Wynika z tego, że zarząd powinien mieć płacone jakieś pieniądze skoro miałby tylko siedzieć w siedzibie.
W mikrofirmach zarząd to zwykli przedsiębiorcy pracujący za kilka osób, de facto na kilku etatach np. dbanie o reklamę firmy, odbiór emaili, odbieranie telefonu, praca kierowcy auta, pozycjonowanie strony www, umieszczanie na stronie www nowych treści, instalacja kserokopiarki, zarządzanie systemem Windows w laptopach, prowadzenie profilu na Facebooku i tak dalej. Ile to już jest etatów ? A gdzie robienie przelewów z banku czy opłacanie Zusów i kilku typów podatków ?
Wobec oczekiwań niektórych urzędników, że zarząd ma siedzieć w siedzibie należałoby ustalić państwowy zasiłek za bycie
w zarządach spółek lub zlikwidować możliwość zakładania firm, skoro w związku z pracą na de facto wielu etatach zarząd nie siedzi w siedzibie a firma traci numer NIP.
W tym miejscu warto również wspomnieć, iż jedna firma ma trzy numery ( NIP, Regon, KRS ) i jest wpisana do przynajmniej trzech rejestrów – KRS, Biała Lista VAT, CRBR. Wychodzi więc na to, iż prowadzenie firmy w Polsce jest zajęciem coraz bardziej patologicznym ( trzy numery, trzy rejestry zamiast trójki dzieci ).
Jak to się ma do praktyki wewnątrz Unii Europejskiej ?
Najprościej określić to pytając osoby zajmujące się zakładaniem spółek w innych krajach i współpracujące z biurami wirtualnymi chociażby z Estonii czy Cypru. Oba te kraje należą również do Unii Europejskiej, tak jak Polska.
Zalecane jest odbycie posiedzenia zarządu raz do roku i posiadanie na to dowodów w postaci potwierdzenia od lokalnego adwokata, który weźmie udział w posiedzeniu, zapłacenie w lokalnym sklepie kartą bankową oraz posiadanie na posiedzeniu włączonej komórki na abonament.
Wówczas mamy do czynienia z niepodważalnymi dowodami na podjęcie kluczowych decyzji pod adresem biura wirtualnego. Nie można więc stwierdzić, iż biuro wirtualne służy jedynie do odbioru korespondencji. Nie można jednakże upraszczać sprawy do stwierdzenia, że zarząd ma siedzieć cały czas w siedzibie, gdyż w takim przypadku państwo musiałoby opłacać zarządy wszystkich spółek, by tylko siedziały bez podejmowania pracy i działoby się to albo z pieniędzy wydrukowanych, albo pożyczonych w Chinach. Tego typu działanie najprawdopodobniej wpłynęłoby na inflację i kurs walutowy. W przypadku natomiast likwidacji mikrofirm korporacje będą miały monopol na swoje usługi i towary – wówczas ceny podwyższy brak konkurencji. Brak konkurencji oprócz wyższych cen oznacza także niższą jakość. Jakość ta pamiętana jest jeszcze przez sporo osób żyjących w PRL, w którym zarządy spółek siedziały w siedzibie i za to właśnie brały pieniądze, które niestety ciężko było wymienić na tak zwaną twardą walutę a w przypadku wymiany okazywało się, że cała pensja miesięczna to 20 dolarów.
